Kurzbeschreibung

In vielen Unternehmen werden Arbeitszeiten zwar erfasst, die daraus entstehenden Projektkosten aber erst am Monatsende oder nach Abschluss manuell berechnet. Bis dahin fehlt der Überblick, ob ein Projekt noch im Budget liegt oder bereits Verluste produziert. Diese Automatisierung rechnet jede gebuchte Arbeitsstunde direkt in Kosten um und stellt dar, wie viel ein Projekt tatsächlich verbraucht hat. So entsteht laufend ein verlässliches Bild der Rentabilität – als Grundlage für Steuerungsentscheidungen und Abrechnungen, ohne Tabellen pflegen zu müssen.

Benefits

Projektrentabilität ist jederzeit transparent – ohne manuelle Berechnungen oder Verzögerung.

Budgetabweichungen werden sofort sichtbar, bevor Projekte wirtschaftlich kippen.

Steuerungsentscheidungen basieren auf belastbaren Kostendaten statt auf Schätzungen.

Kundenabrechnungen entstehen auf Basis präziser, nachvollziehbarer Aufwandsdokumentation.

Interne Reports liefern eine verlässliche Grundlage für Kapazitäts- und Ressourcenplanung.

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Projektleiter, Finance-Teams und Geschäftsführer in Agenturen, Beratungen und Dienstleistungsunternehmen, die auf Stundenbasis abrechnen. Sie ist besonders wertvoll für Teams, die mehrere Projekte parallel betreuen und bisher manuell Zeitbuchungen mit Stundensätzen verrechnen mussten. Wer regelmäßig Budgetüberschreitungen zu spät erkennt oder Schwierigkeiten hat, die Rentabilität laufender Projekte einzuschätzen, gewinnt durch die kontinuierliche Kostenberechnung Steuerungsfähigkeit zurück. Auch für die Vorbereitung von Kundenrechnungen und interne Auswertungen spart die Automatisierung erheblichen Aufwand.

Lieferumfang

Vorkonfigurierte Airtable-Datenbank mit Tabellen für Projekte, Mitarbeiter, Stundensätze und Zeitbuchungen.

N8n-Workflow zur automatischen Berechnung der Projektkosten aus erfassten Arbeitsstunden und hinterlegten Stundensätzen.

Automatisierte Budgetabweichungsberechnung mit Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Kosten je Projekt.

Dashboard in Airtable zur Übersicht von Gesamtkosten, Rentabilität und Budget-Status aller Projekte.

Exportfunktion für aufbereitete Kostendaten zur Verwendung in Kundenrechnungen oder internen Reports.

Dokumentation der Systemarchitektur, Feldstrukturen und Berechnungslogik für Anpassungen und Betrieb.

Investition

Die Investition richtet sich nach dem Umfang Ihrer Zeiterfassungsstruktur, der Anzahl angebundener Systeme und der Komplexität der Kostenzuordnung. Entscheidend sind die individuellen Stundensatzmodelle, projektspezifische Kalkulationslogiken und bestehende Schnittstellen zu Ihren Abrechnungs- oder ERP-Systemen. Nach einer gemeinsamen Analyse Ihrer Anforderungen erhalten Sie eine transparente Kostenkalkulation, die alle Entwicklungs-, Konfigurations- und Testaufwände abbildet.

FAQ

Müssen Stundensätze für jeden Mitarbeiter einzeln hinterlegt werden?

Nein. Sie können Stundensätze auch pro Rolle oder Funktion definieren und Mitarbeiter diesen Rollen zuordnen. Die Zuordnung erfolgt einmalig bei der Einrichtung und lässt sich jederzeit anpassen.

Was passiert, wenn Zeitbuchungen nachträglich korrigiert werden?

Die Kostenberechnung wird automatisch aktualisiert, sobald eine Zeitbuchung geändert oder gelöscht wird. Bereits erstellte Reports bleiben unverändert, aktuelle Auswertungen zeigen den korrigierten Stand.

Können unterschiedliche Stundensätze innerhalb eines Projekts genutzt werden?

Ja. Jede Zeitbuchung wird mit dem zum Zeitpunkt der Erfassung gültigen Stundensatz des jeweiligen Mitarbeiters oder der Rolle verrechnet. Unterschiedliche Sätze sind kein Problem.

Werden auch indirekte Kosten oder Gemeinkosten berücksichtigt?

Nein. Das Modul rechnet ausschließlich erfasste Arbeitszeit mit hinterlegten Stundensätzen. Gemeinkosten, Material oder externe Leistungen müssen separat erfasst und manuell ergänzt werden.

Wie oft wird die Kostenübersicht aktualisiert?

Die Berechnung erfolgt automatisch nach jeder neu gebuchten oder geänderten Zeiterfassung. Sie können den Aktualisierungsrhythmus auf stündlich, täglich oder manuell anpassen.