Kurzbeschreibung

Eingehende Kundenanfragen landen oft unstrukturiert im Postfach und müssen manuell gesichtet, eingeordnet und an die zuständige Stelle weitergeleitet werden. Dabei geht wertvolle Zeit verloren, kritische Anliegen werden übersehen und Mitarbeitende verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit Sortieraufgaben statt mit der eigentlichen Problemlösung. Das Modul übernimmt die Einordnung jeder eingehenden Anfrage: Es erkennt die Art des Anliegens, bewertet die Dringlichkeit und weist dem zuständigen Fachbereich zu. So erreichen dringende Anliegen sofort die richtigen Ansprechpartner, während der Aufwand für manuelle Vorsortierung entfällt.

Benefits

Support-Teams reagieren messbar schneller auf kritische Kundenanliegen

Jede Anfrage landet ohne Umwege beim richtigen Ansprechpartner

Manuelle Sortier- und Zuordnungsarbeit entfällt vollständig

Dringliche Probleme werden nicht übersehen oder verzögert bearbeitet

Kundenzufriedenheit steigt durch kürzere Wartezeiten und präzisere Bearbeitung

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Support-Leiter, Customer-Service-Teams und Operations-Manager in wachsenden Unternehmen, die täglich mit hohem Anfragevolumen konfrontiert sind. Besonders relevant für Teams, die ihre Erstbearbeitung beschleunigen und Eskalationen vermeiden möchten, ohne zusätzliche Koordinationsressourcen einzusetzen. Geeignet für Organisationen mit mehreren Fachbereichen oder Supportebenen, die Anfragen bisher manuell vorsortieren und dabei wertvolle Reaktionszeit verlieren. Keine technische Expertise erforderlich – die Klassifizierung passt sich an bestehende Prozesse und Zuständigkeiten an.

Lieferumfang

Vollständig konfigurierter n8n-Workflow zur automatischen Klassifizierung eingehender Kundenanfragen nach Art, Dringlichkeit und Fachbereich.

Vorkonfigurierte Airtable-Datenbank mit Kategorien, Dringlichkeitsstufen, Fachbereichen und zugehörigen Zuordnungskriterien.

Integrierte LLM-Anbindung zur semantischen Analyse von Nachrichtentexten und automatischen Kategorisierung anhand definierter Merkmale.

Anbindung an das E-Mail-System zur automatischen Erfassung eingehender Anfragen und Extraktion relevanter Informationen.

Schnittstelle zum CRM-System zur Abfrage von Kundenstatus und Kontaktinformationen während der Klassifizierung.

Dokumentation der Klassifizierungslogik, Kategoriedefinitionen und Anleitung zur Anpassung von Dringlichkeitskriterien.

Investition

Die Investition für den Problemklassifizierer richtet sich nach der Anzahl der angebundenen Kanäle, dem gewünschten Klassifizierungsschema und der Komplexität der Regellogik. Auch die Integration in bestehende Support-Systeme und CRM-Strukturen sowie individuelle Anpassungen der KI-Logik fließen in die Kalkulation ein. Wir erstellen nach einer gemeinsamen Bedarfsanalyse ein transparentes, verbindliches Angebot, das alle technischen und prozessualen Anforderungen berücksichtigt.

FAQ

Welche Voraussetzungen braucht unser E-Mail-System dafür?

Das Modul benötigt Zugriff auf eingehende Nachrichten per API oder Webhook. Die meisten gängigen E-Mail-Systeme unterstützen dies standardmäßig. Falls nicht, ist eine Weiterleitung an eine externe E-Mail-Adresse ausreichend.

Wie lernt die KI unsere speziellen Kategorien?

Die Klassifizierung basiert auf Ihren vordefinierten Kategorien und Merkmalen. Zu Beginn wird ein Katalog mit Beispielen erstellt. Die KI wendet diese Vorgaben an, lernt aber nicht eigenständig weiter. Anpassungen erfolgen manuell durch Änderung der Vorgaben.

Was passiert bei unklaren oder mehrdeutigen Anfragen?

Solche Fälle werden mit niedriger Konfidenz markiert und einem Standard-Auffangbereich zugewiesen. Die manuelle Prüfung dieser Fälle bleibt notwendig. Absolute Treffsicherheit gibt es nicht.

Können wir die Kategorien später selbst anpassen?

Ja. Kategorien, Fachbereiche und Dringlichkeitskriterien werden in Airtable verwaltet. Änderungen dort wirken sich direkt auf die Klassifizierung aus. Technisches Wissen ist dafür nicht erforderlich.

Wie viel Zeit kostet die initiale Einrichtung?

Die Definition der Kategorien, Merkmale und Zuständigkeiten liegt bei Ihnen. Je klarer diese Vorgaben sind, desto schneller geht die Einrichtung. Rechnen Sie mit mehreren Arbeitssitzungen zur Abstimmung und Testläufen.