Kurzbeschreibung

Jedes neue Projekt beginnt mit denselben Schritten: Ordnerstrukturen anlegen, Vorlagen kopieren, Dokumentationen vorbereiten, initiale Aufgaben definieren und das Team informieren. Diese repetitiven Schritte kosten Zeit und fallen je nach Person unterschiedlich aus, was zu inkonsistenten Projektgrundlagen führt. Das Modul übernimmt die komplette Initialisierung neuer Projekte nach definierten Standards. Sobald die grundlegenden Projektinformationen vorliegen, entstehen automatisch alle notwendigen Strukturen, Dokumente und Aufgabenlisten. Das Projektteam kann sofort mit der inhaltlichen Arbeit beginnen, ohne sich um organisatorische Vorarbeiten kümmern zu müssen.

Benefits

Projektstarts verlaufen einheitlich und ohne vergessene Schritte – unabhängig davon, wer das Projekt initiiert.

Teams sind vom ersten Tag an arbeitsfähig, weil alle Strukturen, Dokumente und Aufgaben sofort bereitstehen.

Zeitaufwand für manuelle Projekt-Setups entfällt komplett – mehr Kapazität für wertschöpfende Tätigkeiten.

Fehlerquellen durch fehlende Vorlagen oder unvollständige Initialisierung werden dauerhaft eliminiert.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind ab Projektbeginn gesichert – für alle Beteiligten und Stakeholder.

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Projektleiter, PMOs und Teamleitende, die regelmäßig neue Projekte aufsetzen und dabei Konsistenz sowie Zeitersparnis sicherstellen möchten. Besonders wertvoll ist sie für Organisationen mit standardisierten Projektabläufen, in denen Teams schnell arbeitsfähig sein müssen, ohne bei jedem Start manuell Ordner, Dokumente und Aufgaben anzulegen. Auch für wachsende Unternehmen, die ihre Projektstandards professionalisieren und menschliche Fehler beim Projektbeginn vermeiden wollen, bietet diese Lösung spürbaren Mehrwert.

Lieferumfang

Vorkonfigurierte n8n-Workflow-Vorlage zur automatisierten Projekterstellung mit allen definierten Schritten und Verzweigungen.

Airtable-Basis mit Tabellen für Projektübersicht, Aufgaben, Meilensteine und Teamzuordnungen, inklusive vordefinierter Felder und Verknüpfungen.

Google Drive-Ordnerstruktur-Template mit standardisierten Unterordnern und hinterlegten Dokumentenvorlagen für typische Projektdokumente.

Asana-Projektvorlage mit initialer Aufgabenliste, Abschnitten und Standardaufgaben für den Projektstart.

Mapping-Konfiguration zwischen allen Systemen zur automatischen Übertragung von Projektdaten, Metainformationen und Zuständigkeiten.

Dokumentiertes Setup aller Systemverbindungen mit API-Keys, Webhooks und Trigger-Konfigurationen für die vollständige Funktionsfähigkeit.

Investition

Die Investition richtet sich nach der Komplexität Ihrer Projektstruktur, der Anzahl beteiligter Systeme und dem gewünschten Standardisierungsgrad. Entscheidend sind vor allem die Ausgestaltung der Vorlagen, die Tiefe der Systemintegration zwischen n8n, Airtable, Google Drive und Asana sowie individuelle Anpassungen an Ihre Projektmethodik. Nach einer gemeinsamen Analyse Ihrer Anforderungen erhalten Sie eine verbindliche Kalkulation, die alle Implementierungsschritte transparent abbildet und eine verlässliche Grundlage für Ihre Planung bietet.

FAQ

Welche Projekttypen werden standardmäßig unterstützt?

Die Automatisierung nutzt vordefinierte Vorlagen für typische Projektarten. Welche das sind, hängt von Ihrer Konfiguration ab. Exotische oder sehr spezielle Projekttypen erfordern eventuell manuelle Nacharbeit oder eine Anpassung der Vorlagen.

Muss jemand aus unserem Team die Einrichtung überwachen?

Ja. Die Automatisierung übernimmt die Struktur, nicht die Entscheidungen. Jemand muss prüfen, ob die erzeugten Ordner, Aufgaben und Dokumente tatsächlich passen und gegebenenfalls nachsteuern.

Können wir eigene Vorlagen und Standards hinterlegen?

Ja, das ist vorgesehen. Sie liefern Ihre eigenen Dokumentenvorlagen und definieren Ihre Standards. Die Automatisierung wendet diese dann bei jedem Projektstart an.

Was passiert bei fehlenden oder unvollständigen Eingaben?

Das Modul kann nur verarbeiten, was vorhanden ist. Fehlen Informationen, werden entsprechende Bereiche leer bleiben oder Platzhalter gesetzt. Eine vollständige Eingabe ist Voraussetzung für ein vollständiges Ergebnis.

Wie aufwändig ist die erstmalige Einrichtung?

Das hängt davon ab, wie viele Projekttypen Sie abbilden und wie detailliert Ihre Vorlagen sind. Rechnen Sie mit mehreren Stunden für Konfiguration, Vorlagenanlage und Tests.