Kurzbeschreibung

Die Organisation eines Webinars bindet erhebliche Ressourcen: Einladungen versenden, Anmeldungen verwalten, mehrfach an den Termin erinnern, Zugangsdaten bereitstellen und nach dem Event unterschiedlich nachfassen – je nachdem, ob jemand teilgenommen hat oder nicht. Bei mehreren Webinaren pro Monat wird dieser Aufwand schnell zum Engpass. Das Modul übernimmt den gesamten Ablauf vom Zeitpunkt der Registrierung bis zur Nachbereitung. Interessenten erhalten automatisch alle notwendigen Informationen, werden rechtzeitig erinnert und nach dem Event entsprechend ihres Teilnahmeverhaltens weiterqualifiziert. So bleibt mehr Zeit für Inhalte und Gespräche, während die Teilnahmequote steigt und keine Nachfassmöglichkeit verloren geht.

Benefits

Deutlich höhere Teilnahmequote durch automatisierte Erinnerungen zum richtigen Zeitpunkt

Messbar gesteigerte Conversion durch verhaltensbasierte Nachbereitung statt Gießkannenprinzip

Vollständige Transparenz über Teilnahmeverhalten und Engagement jedes einzelnen Kontakts

Keine manuellen Prozesse mehr zwischen Anmeldung, Event und Follow-up

Systematische Weiterqualifizierung auch von Nicht-Teilnehmern statt verlorener Leads

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Marketing-Teams, Vertriebs-Enablement-Verantwortliche und Growth-Manager in B2B-Unternehmen, die regelmäßig Webinare als Lead- oder Sales-Instrument einsetzen. Sie ist besonders relevant für Organisationen, die mehrere Events parallel betreuen, hohe Teilnahmequoten erzielen wollen oder Webinare systematisch in ihre Conversion-Strecke integrieren müssen. Geeignet für Teams, die manuelle Reminder-Prozesse, Nachfass-Aktionen und Segmentierung nach Teilnahmeverhalten automatisieren möchten, ohne auf Flexibilität in der Kommunikation zu verzichten.

Lieferumfang

Vollständig vorkonfigurierter n8n-Workflow zur Steuerung des gesamten Webinar-Kommunikationsprozesses von Registrierung bis Nachbereitung.

Airtable-Datenbank mit strukturierten Tabellen zur Erfassung von Registrierungen, Teilnahmestatus und Verhaltensdaten.

Vordefinierte E-Mail-Templates für Bestätigung, Erinnerungen und Nachbereitung, fertig integriert im E-Mail-Marketing-System.

Automatisierte Segmentierungslogik zur Unterscheidung zwischen Teilnehmern, Nicht-Erschienenen und vorzeitig Ausgestiegenen.

Anbindung der Webinar-Plattform an n8n zur automatischen Übertragung von Teilnahme- und Verhaltensdaten.

Google Analytics Event-Tracking-Konfiguration zur Messung von Registrierungen, Teilnahmequoten und Conversion-Raten.

Investition

Die Investition richtet sich nach der Anzahl der Webinar-Formate, der Komplexität der Nachbereitungs-Logik und der Integration Ihrer bestehenden Webinar- und E-Mail-Plattform. Relevant sind auch individuelle Anforderungen wie Tracking-Tiefe, Segmentierungslogiken und die Anbindung an CRM- oder Vertriebssysteme. Wir kalkulieren transparent auf Basis Ihrer konkreten Anforderungen und erstellen ein verbindliches Angebot, das Aufwand, Umfang und technische Rahmenbedingungen abbildet. So erhalten Sie eine planbare Grundlage für Ihre Entscheidung.

FAQ

Muss ich die Webinar-Plattform selbst auswählen?

Ja. Die Automatisierung setzt voraus, dass bereits eine Webinar-Plattform im Einsatz ist und diese über eine API verfügt, die Registrierungen und Teilnahmedaten übermitteln kann. Wir unterstützen bei der technischen Anbindung, nicht bei der Plattformauswahl.

Wie aufwändig ist die initiale Einrichtung?

Die Einrichtung erfordert mehrere Abstimmungsschleifen: Definition der Erinnerungszeitpunkte, Freigabe aller E-Mail-Texte, Festlegung der Segmentierungslogik und technische Anbindung der Webinar-Plattform. Rechnen Sie mit mindestens zwei Wochen bis zur produktiven Nutzung.

Funktioniert das Modul für wiederkehrende Webinarserien?

Bedingt. Die Automatisierung ist primär für einzelne Events oder gleichartige Webinare konzipiert. Bei wechselnden Formaten, Themen oder Zielgruppen muss die Kommunikationslogik pro Serie angepasst werden. Vollautomatische Mehrfachnutzung ohne Anpassung ist nicht vorgesehen.

Wer pflegt die E-Mail-Texte und Zeitpläne?

Sie. Die Automatisierung führt aus, was definiert wurde. Änderungen an Texten, Zeitpunkten oder Angeboten erfolgen durch Ihr Team in Airtable oder im E-Mail-System. Wir liefern die Struktur, nicht die laufende redaktionelle Betreuung.

Was passiert bei technischen Problemen während des Webinars?

Die Automatisierung reagiert nur auf Daten, die von der Webinar-Plattform geliefert werden. Fällt diese aus oder übermittelt fehlerhafte Teilnahmestatus, kann die Nachbereitung unvollständig oder inkorrekt erfolgen. Eine manuelle Nachsteuerung bleibt in solchen Fällen notwendig.