Kurzbeschreibung

Viele Unternehmen verschicken Terminbestätigungen manuell per E-Mail oder Telefon. Bei steigender Teilnehmerzahl wird dieser Aufwand schnell unübersichtlich, und kurzfristige Absagen bleiben oft unbemerkt oder erreichen das Team zu spät. Das Modul sorgt dafür, dass Teilnehmer automatisch an ihre Termine erinnert werden und ihre Zu- oder Absage direkt hinterlegen können. Freiwerdende Plätze sind sofort erkennbar und können zeitnah anderweitig vergeben werden, während das Team den Überblick über alle anstehenden Termine behält.

Benefits

Weniger Ausfälle durch aktive Bestätigung vor jedem Termin

Freie Plätze sofort erkennbar und nachbesetzbar

Keine manuelle Erinnerungs- und Bestätigungsarbeit mehr

Vollständige Transparenz über Teilnahmestatus in Echtzeit

Professioneller Eindruck durch zuverlässige Kommunikation

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Coaches, Berater, Therapeuten und Dienstleister mit terminbasierten Angeboten, die regelmäßig mit No-Shows oder kurzfristigen Absagen konfrontiert sind. Sie ist besonders wertvoll für Teams, die ihre Auslastung optimieren und administrative Kommunikation reduzieren möchten, ohne dabei die Kundenerfahrung zu beeinträchtigen. Auch für kleinere Organisationen geeignet, die Wartelisten verwalten und freiwerdende Plätze schnell nachbesetzen wollen, ohne manuell nachzufassen oder Termine zu verpassen.

Lieferumfang

Automatisierte Erinnerungsnachrichten mit Bestätigungs- und Absageoptionen, versandt zu definierten Zeitpunkten vor dem Termin.

Airtable-Datenbank mit vorkonfigurierter Struktur zur Verwaltung von Terminen, Teilnehmern und Bestätigungsstatus.

n8n-Workflow zur Verarbeitung von Terminbestätigungen, Absagen und Statusaktualisierungen in Echtzeit.

Dashboard-Ansicht mit Übersicht über Bestätigungsstatus aller bevorstehenden Termine.

Automatische Identifikation freiwerdender Plätze und Integration zur Benachrichtigung von Wartelisten-Interessenten.

E-Mail-Vorlagen für Erinnerungen, Bestätigungen und Absagen mit personalisierten Teilnehmer- und Termindaten.

Investition

Die Investition für diese Automatisierung richtet sich nach der Anzahl angebundener Kalendersysteme, der gewünschten Kommunikationslogik und dem Grad der individuellen Anpassung an bestehende Prozesse. Jedes Projekt wird einzeln bewertet, um eine realistische Einschätzung von Aufwand und Scope zu ermöglichen. Sie erhalten vorab eine transparente Kalkulation, die Implementierung, Systemintegration und initiale Testläufe umfasst.

FAQ

Welche Termine können damit verwaltet werden?

Alle Arten von Einzelterminen mit festen Zeitfenstern – Beratungen, Schulungen, Behandlungen oder Servicetermine. Keine Serientermine oder komplexe Raumbuchungen.

Müssen wir unsere Terminverwaltung komplett umstellen?

Nein. Das Modul arbeitet mit Ihrem bestehenden Kalender zusammen. Termine werden dort gepflegt, die Erinnerung und Bestätigung läuft automatisch darüber.

Was passiert bei Absagen außerhalb der Frist?

Das Modul registriert jede Absage, auch späte. Nachrücken ist aber nur möglich, wenn noch ausreichend Vorlaufzeit besteht. Kurzfristige Absagen werden dokumentiert, nicht automatisch nachbesetzt.

Wie individuell sind die Erinnerungstexte anpassbar?

Grundstruktur und Tonalität lassen sich anpassen. Vollständig individuelle Formulierungen für jeden Termintyp sind möglich, erfordern aber initiale Konfiguration durch Sie.

Funktioniert das Modul auch ohne Warteliste?

Ja. Die Bestätigung und Erinnerung läuft unabhängig davon. Wartelisten sind optional und nur relevant, wenn Sie freiwerdende Plätze aktiv nachbesetzen möchten.