Kurzbeschreibung

Nach einem Kundentelefonat bleiben oft handschriftliche Notizen auf dem Schreibtisch liegen oder Sprachmemos im Smartphone. Die wichtigsten Informationen – Zusagen, Termine, Kundenanliegen – müssen später mühsam aus den Notizen herausgesucht und ins CRM übertragen werden. Dieser Übertragungsschritt kostet Zeit, wird gern aufgeschoben und führt zu lückenhaften oder verspäteten Einträgen. Das Modul überführt gesprochene oder fotografierte Notizen direkt in strukturierte Kontakteinträge. Gesprächsinhalte, vereinbarte Folgeschritte und Wiedervorlagen landen ohne manuelles Abtippen im richtigen Kundenkonto. So bleibt die Dokumentation aktuell, ohne dass nach jedem Telefonat Zeit für Datenpflege eingeplant werden muss.

Benefits

Keine Kundeninformation geht mehr verloren – jedes Telefonat wird vollständig und strukturiert dokumentiert.

Sofortige Verfügbarkeit aller Gesprächsinhalte im CRM – ohne manuelle Nachbearbeitung oder Verzögerung.

Folgetermine und Aufgaben werden automatisch angelegt – nichts wird vergessen oder übersehen.

Mehr Zeit im Gespräch mit dem Kunden – statt nebenbei komplizierte Notizen zu tippen.

Durchgängige Datenqualität im CRM – unabhängig davon, wer das Telefonat geführt hat.

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung ist für Vertriebsmitarbeitende und Customer-Success-Teams gedacht, die täglich Kundengespräche führen und dabei nicht zwischen Telefonat und CRM-Eingabe jonglieren wollen. Sie richtet sich an alle, die Gesprächsnotizen bisher auf Papier, in Sprachmemos oder auf dem Handy festhalten und später mühsam übertragen müssen. Besonders relevant ist sie für Teams ohne dedizierte Assistenz, die ihre Kundendaten selbst pflegen und dabei Zeit für den nächsten Anruf gewinnen möchten, statt sie mit Nachbearbeitung zu verlieren.

Lieferumfang

Vollständig konfigurierter n8n-Workflow zur automatischen Verarbeitung von Audio- und Bildnotizen mit Anbindung an Spracherkennung, OCR und CRM-System.

Vorkonfigurierte LLM-Prompts zur strukturierten Extraktion von Kontaktdaten, Gesprächsinhalten, Aufgaben und Wiedervorlagen aus unstrukturierten Notizen.

Fertige Mapping-Logik zur automatischen Zuordnung der erfassten Informationen zu CRM-Feldern, Kundenkontakten und zuständigen Bearbeitern.

Implementierte Regellogik zur Erkennung und Priorisierung von Verkaufschancen und Kundenanliegen auf Basis vordefinierter Kriterien.

Technische Dokumentation mit Systemarchitektur, Datenfluss, API-Konfigurationen und Fehlerbehandlung.

Testdatensatz mit Beispielnotizen in Audio- und Bildformat sowie dokumentierten Verarbeitungsergebnissen im CRM-System.

Investition

Die Investition richtet sich nach der gewählten CRM-Plattform, den erforderlichen Schnittstellen zur Spracherkennung oder OCR sowie dem Umfang der gewünschten Datenstrukturierung und -validierung. Da jedes CRM unterschiedliche Anforderungen an Feldlogik und Datenhaltung stellt, erstellen wir nach einer gemeinsamen Bestandsaufnahme ein individuelles Angebot. Sie erhalten vorab eine transparente Aufwandsschätzung, die Entwicklung, Systemanbindung und Testphase umfasst, sodass Sie die Kosten klar einordnen und budgetieren können.

FAQ

Muss ich während des Gesprächs etwas eingeben?

Nein. Sie halten die Notiz so fest, wie es für Sie im Gespräch passt – per Sprachmemo oder handschriftlich. Die strukturierte Erfassung erfolgt nachgelagert automatisch.

Werden auch unvollständige Notizen verarbeitet?

Ja, das System arbeitet mit dem vorliegenden Material. Fehlende Informationen bleiben leer oder werden als unklar gekennzeichnet. Eine Nachbearbeitung ist dann möglich.

Welche Mindestangaben braucht das System zur Zuordnung?

Name oder Firma des Gesprächspartners. Ohne diese Information kann kein Kundenkonto zugeordnet werden, der Eintrag bleibt dann unverknüpft.

Was passiert bei schlechter Audioqualität oder Handschrift?

Die Erkennungsqualität sinkt. Unleserliche Passagen werden übersprungen oder als Freitext übernommen. Eine manuelle Korrektur ist dann erforderlich.

Kann das Modul zwischen wichtig und unwichtig unterscheiden?

Es erkennt Formulierungen wie „dringend" oder „Termin vereinbart" und markiert entsprechende Einträge. Die finale Bewertung obliegt dem Bearbeiter.