Kurzbeschreibung

In vielen Teams werden Arbeitszeiten zwar erfasst, doch die Auswertung erfolgt händisch oder bleibt liegen. Wer wissen möchte, wie viel Zeit tatsächlich in welches Projekt geflossen ist, muss Tabellen zusammenführen, Budgets abgleichen und Überstunden nachrechnen. Das kostet Zeit und liefert oft veraltete Ergebnisse. Das Modul erstellt automatisch Berichte über erfasste Arbeitszeiten, vergleicht sie mit geplanten Budgets und zeigt, wo Projekte im Plan liegen oder Kapazitäten frei werden. So entsteht eine verlässliche Grundlage für Abrechnung, Ressourcenplanung und Projektsteuerung – ohne manuelle Nacharbeit.

Benefits

Verlässliche Entscheidungsgrundlage durch automatisierte Zeitauswertungen statt manueller Fehlerquellen

Frühzeitiges Erkennen von Budgetüberschreitungen und Ressourcenengpässen vor Projektverzug

Präzise Abrechnung und Kostentransparenz für Kunden und interne Budgetverantwortung

Gezielte Ressourcensteuerung durch Übersicht über Auslastung und freie Kapazitäten

Planbare Projektrentabilität durch Abgleich von Ist-Aufwand und Zeitbudget

Für wen ist es nützlich

Dieses Modul richtet sich an Projektleiter, Geschäftsführer und Controlling-Verantwortliche in Agenturen, Beratungen und projektbasierten Teams, die den Überblick über Zeitaufwände behalten und fundierte Ressourcenentscheidungen treffen müssen. Es eignet sich für alle, die manuelle Stundenauswertungen vermeiden und stattdessen verlässliche Daten für Abrechnung, Budgetplanung und Kapazitätssteuerung benötigen. Besonders relevant ist es für Organisationen, die mit mehreren Projekten oder Kunden arbeiten und regelmäßig prüfen müssen, ob geplante Zeitbudgets eingehalten werden oder wo Engpässe entstehen.

Lieferumfang

Vorkonfigurierte Airtable-Datenbank mit Tabellen für Arbeitszeiten, Projekte, Mitarbeiter und Zeitbudgets.

Automatisierter n8n-Workflow zur Aggregation erfasster Zeiten nach Projekt, Kunde und Mitarbeiter für definierte Berichtszeiträume.

Berechnungslogik zur Ermittlung von Budget-Ist-Abweichungen und Auslastungsgraden je Projekt.

Looker Studio Dashboard mit vorkonfigurierten Visualisierungen für Zeitvergleiche, Auslastungsanalysen und Abweichungsberichte.

Automatisierte Exportfunktion zur Bereitstellung der Zeitdaten als CSV oder Excel für externe Abrechnungssysteme.

Zeitgesteuerter Berichtsversand per E-Mail mit wöchentlicher oder monatlicher Zusammenfassung an definierte Empfänger.

Investition

Die Investition richtet sich nach der Anzahl der angebundenen Zeiterfassungssysteme, dem gewünschten Detailgrad der Auswertungen und der Komplexität der Report-Struktur. Individuelle Anforderungen an Darstellung, Filterlogik und automatisierte Verteilung beeinflussen den Aufwand ebenso wie die Integration in bestehende Controlling-Prozesse. Nach einer gemeinsamen Analyse des Ist-Zustands erstellen wir eine transparente Aufwandsschätzung, die alle technischen und konzeptionellen Leistungen umfasst.

FAQ

Welche Zeiterfassungssysteme können angebunden werden?

Das Modul nutzt Airtable als zentrale Datenquelle. Bestehende Zeiterfassungstools müssen ihre Daten per Export oder API dort bereitstellen. Eine direkte Anbindung externer Systeme ist nicht enthalten, kann aber gegen Aufpreis geprüft werden.

Müssen Mitarbeiter ihre Zeiten anders erfassen?

Nein. Die Erfassung bleibt unverändert. Entscheidend ist nur, dass die Daten vollständig und strukturiert in Airtable vorliegen. Fehlende Angaben wie Projektzuordnung oder Datum verhindern eine korrekte Auswertung.

Kann der Bericht individuell angepasst werden?

Ja, innerhalb der Grenzen von Looker Studio. Farben, Layout und einzelne Kennzahlen lassen sich anpassen. Neue Berechnungslogiken oder zusätzliche Datenquellen erfordern eine kostenpflichtige Erweiterung.

Was passiert bei fehlenden Budgetangaben?

Ohne hinterlegte Budgets kann kein Soll-Ist-Vergleich stattfinden. Die Zeiterfassung funktioniert trotzdem, die Auslastungsanalyse zeigt dann nur absolute Werte ohne Abweichungen. Budgets sollten vor der ersten Auswertung gepflegt werden.

Wer pflegt und aktualisiert die Berichte?

Die Berichte aktualisieren sich automatisch aus Airtable. Jemand in Ihrem Team muss jedoch Stammdaten wie Budgets, Stundensätze oder Projektzuordnungen regelmäßig prüfen und bei Bedarf anpassen.