Kurzbeschreibung

Die manuelle Erstellung von Schichtplänen bindet regelmäßig erhebliche Arbeitszeit. Verfügbarkeiten müssen abgeglichen, Qualifikationen geprüft und gesetzliche Ruhezeiten eingehalten werden. Gleichzeitig sollen Schichten fair verteilt und alle Positionen verlässlich besetzt sein. Bei Änderungen beginnt der Abstimmungsprozess oft von vorn. Das Modul erstellt Schichtpläne unter Berücksichtigung aller relevanten Rahmenbedingungen. Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Arbeitszeitregelungen fließen systematisch in die Planung ein. Das Ergebnis ist ein ausgewogener Plan, der personelle Engpässe frühzeitig sichtbar macht und die administrative Belastung in der Personaleinsatzplanung reduziert.

Benefits

Schichtplanung in Minuten statt Stunden erledigen und Personalressourcen gezielt für andere Aufgaben einsetzen

Planungskonflikte und Überlastung einzelner Mitarbeiter durch systematische Verteilung vermeiden

Gesetzliche Vorgaben automatisch einhalten und rechtliche Risiken minimieren

Mitarbeiterzufriedenheit durch faire Rotation und Berücksichtigung individueller Verfügbarkeiten steigern

Engpässe frühzeitig erkennen und Betriebsabläufe ohne Unterbrechungen sicherstellen

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an HR-Teams, Schichtplaner und Betriebsleiter in Unternehmen mit kontinuierlichem Schichtbetrieb – etwa in Produktion, Gesundheitswesen, Einzelhandel oder Logistik. Sie ist relevant für alle, die regelmäßig mit manueller Schichtplanung kämpfen, Konflikte durch ungleiche Verteilung vermeiden wollen und gleichzeitig gesetzliche Vorgaben sowie individuelle Mitarbeiterbedürfnisse berücksichtigen müssen. Besonders geeignet für Unternehmen ab 20 Mitarbeitern im Schichtdienst, bei denen unterschiedliche Qualifikationen und wechselnde Verfügbarkeiten die Planung komplex machen.

Lieferumfang

Vollständig konfiguriertes n8n-Workflow zur automatischen Schichtplanerstellung mit Anbindung an Airtable und LLM-Integration.

Vorkonfigurierte Airtable-Datenbank zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Schichtmodellen und historischen Einsätzen.

Algorithmus zur Prüfung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen.

Logik zur fairen Schichtverteilung basierend auf Verfügbarkeiten, Qualifikationen und bisherigen Einsätzen.

Automatisch generierter Schichtplan als strukturierte Übersicht mit zugewiesenen Mitarbeitern für den definierten Planungszeitraum.

Bericht über nicht besetzte Schichten, Personalengpässe und Abweichungen von den Mindestbesetzungsvorgaben.

Investition

Die Investition für einen Schichtplan Generator richtet sich nach der Mitarbeiteranzahl, der Komplexität Ihrer Schichtmodelle sowie dem Integrationsaufwand in bestehende HR-Systeme. Dabei berücksichtigen wir individuelle Planungsregeln, Compliance-Anforderungen und die Anbindung an Ihre Datenbasis. Nach gemeinsamer Analyse Ihrer Ausgangssituation erhalten Sie eine transparente Kalkulation, die alle Umsetzungsschritte sowie die benötigte Infrastruktur abbildet. So können Sie die Investition verlässlich planen und budgetieren.

FAQ

Welche Daten müssen wir vorab pflegen?

Mitarbeiterstammdaten, Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Abwesenheiten und Schichtmodelle müssen vollständig in Airtable hinterlegt sein. Ohne saubere Datenbasis kann keine sinnvolle Planung erfolgen.

Erstellt das Modul rechtssichere Schichtpläne?

Das Modul prüft Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten nach hinterlegten Regeln. Die Verantwortung für rechtliche Konformität und Sonderfälle liegt beim Unternehmen. Eine abschließende Prüfung bleibt erforderlich.

Können Mitarbeiter Wünsche selbst eintragen?

Nein. Das Modul verarbeitet nur die in Airtable hinterlegten Daten. Verfügbarkeiten und Wünsche müssen von der Personalabteilung oder Führungskräften manuell eingepflegt werden.

Was passiert bei nicht besetzten Schichten?

Das Modul weist auf Engpässe hin, löst sie aber nicht automatisch. Freie Schichten müssen manuell nachbesetzt oder durch Anpassung der Anforderungen neu geplant werden.

Wie aufwendig ist die laufende Pflege?

Jede Änderung an Verfügbarkeiten, Abwesenheiten oder Qualifikationen muss manuell in Airtable eingetragen werden. Der Aufwand hängt von der Fluktuation und Planungsdynamik ab.