Kurzbeschreibung

Projekte werden geplant, Aufgaben verteilt – und dann stellt sich heraus, dass wichtige Teammitglieder im Urlaub sind, bereits in anderen Projekten gebunden oder schlicht überlastet. Solche Konflikte führen zu Verzögerungen, Umplanungen und ineffizienter Ressourcennutzung, weil relevante Informationen zum Planungszeitpunkt nicht greifbar waren. Dieses Modul gleicht vor der verbindlichen Projektzuweisung alle relevanten Verfügbarkeiten ab: Urlaubszeiten, bestehende Verpflichtungen und Kapazitätsgrenzen. So werden Ressourcenkonflikte bereits in der Planungsphase sichtbar, bevor sie zu Problemen im laufenden Betrieb werden.

Benefits

Projekte starten pünktlich und ohne Verzögerungen durch Ressourcenkonflikte

Teammitglieder arbeiten in realistischen Kapazitätsgrenzen ohne Überlastung

Planungsentscheidungen basieren auf verlässlichen Verfügbarkeitsdaten statt Annahmen

Ressourcenkonflikte werden bereits vor Projektbeginn transparent und vermeidbar

Projektleiter erhalten sofort umsetzbare Alternativen bei Engpässen

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Projektleiter, Teamleads und Resource Manager, die mehrere Projekte parallel koordinieren und dabei den Überblick über Verfügbarkeiten und Kapazitäten behalten müssen. Sie ist besonders wertvoll für Teams, in denen Ressourcen knapp sind oder häufig zwischen Projekten wechseln, sowie für alle, die bereits Probleme mit Überbuchungen, Projektverschiebungen oder ineffizienter Auslastung hatten. Auch PMO-Verantwortliche profitieren, wenn zentrale Planungsprozesse standardisiert und Konflikte frühzeitig sichtbar werden sollen, bevor Zusagen gemacht werden.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow zur automatisierten Verfügbarkeitsprüfung von Teammitgliedern anhand von Kalender-, Projekt- und Kapazitätsdaten.

Airtable-Datenbank mit strukturierten Tabellen für Teammitglieder, Projekte, Aufgaben, Abwesenheiten und Kapazitätsgrenzen.

Anbindung an Google Calendar zur Erfassung von Urlaubstagen und Abwesenheiten im relevanten Planungszeitraum.

Schnittstelle zum bestehenden Projektmanagementsystem zur Abfrage laufender Projektbindungen und zeitlicher Auslastung.

Automatisierte Auswertungslogik zur Erkennung von Ressourcenkonflikten mit Dokumentation betroffener Personen und Zeiträume.

Slack-Benachrichtigungsmodul zur Übermittlung von Verfügbarkeitsstatus, erkannten Konflikten und alternativen Vorschlägen an relevante Projektverantwortliche.

Investition

Die Investition für den Ressourcen Verfügbarkeitschecker richtet sich nach der Anzahl der anzubindenden Systeme, der Komplexität Ihrer bestehenden Projektstruktur und den gewünschten Prüfkriterien. Ausschlaggebend sind zudem individuelle Anpassungen an Ihre Kapazitätslogik sowie die Integration in vorhandene Kalender- und Planungsprozesse. Nach einer gemeinsamen Bedarfsanalyse erhalten Sie eine transparente Aufstellung aller Leistungen und Aufwände, sodass Sie die Investition klar einordnen und kalkulieren können.

FAQ

Welche Daten müssen wir selbst pflegen?

Urlaubstage, Projektbindungen und wöchentliche Arbeitskapazität jedes Teammitglieds müssen von Ihnen regelmäßig aktualisiert werden. Die Automatisierung wertet nur aus, was eingepflegt wurde. Ohne aktuelle Daten liefert sie keine verlässlichen Ergebnisse.

Funktioniert das Modul bei teilweise manueller Planung?

Ja, aber nur eingeschränkt. Wenn Aufgaben oder Abwesenheiten außerhalb der verbundenen Systeme verwaltet werden, kann die Automatisierung diese nicht berücksichtigen. Dann entstehen trotzdem Ressourcenkonflikte.

Wie oft müssen Kapazitäten angepasst werden?

Bei jeder Änderung der Verfügbarkeit: Urlaub, Krankheit, Projektende oder neuen Aufgaben. Die Automatisierung arbeitet nur mit den Daten, die im System hinterlegt sind. Veraltete Eingaben führen zu falschen Verfügbarkeitsprüfungen.

Werden bestehende Projekte automatisch umgeplant?

Nein. Die Automatisierung zeigt Konflikte und schlägt Alternativen vor. Die Entscheidung über Umplanungen, Verschiebungen oder Priorisierungen treffen Sie selbst. Es erfolgt keine automatische Anpassung laufender Projekte.

Was passiert bei kurzfristigen Änderungen?

Die Automatisierung prüft nur zum Zeitpunkt der Abfrage. Wenn sich danach Verfügbarkeiten ändern, erfolgt keine automatische Aktualisierung oder Warnung. Sie müssen bei Bedarf eine erneute Prüfung anstoßen.