Kurzbeschreibung

Wenn täglich Dutzende Bewerbungen eingehen, kostet allein das Öffnen, Zuordnen und Weiterleiten an die richtigen Ansprechpartner wertvolle Zeit. Besonders bei mehreren offenen Positionen wird die manuelle Vorsortierung schnell zur Routineaufgabe, die von der eigentlichen Kandidatenauswahl ablenkt. Das Modul übernimmt die erste Sichtung und ordnet jede Bewerbung automatisch der passenden Position und dem zuständigen Bereich zu. Recruiter erhalten so nur noch die für sie relevanten Unterlagen, bereits vorsortiert nach Qualifikation und Erfahrung. Das verkürzt die Wartezeit für Bewerber und gibt der Personalabteilung mehr Raum für Gespräche und Entscheidungen.

Benefits

Qualifizierte Kandidaten gelangen ohne Verzögerung direkt zur richtigen Ansprechperson

Recruiter konzentrieren sich auf Gespräche statt auf Sortieraufgaben

Kein Talent geht durch manuelle Überlastung oder Fehlzuordnung verloren

Fachbereiche erhalten nur passende Profile und sparen Zeit bei der Vorauswahl

Reaktionszeiten sinken messbar und steigern die Arbeitgeberattraktivität

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Personalabteilungen und Recruiting-Teams in Unternehmen mit hohem Bewerbungsaufkommen, die täglich zahlreiche Bewerbungen manuell sichten und verteilen müssen. Sie ist besonders wertvoll für HR-Leiter und Talent-Acquisition-Manager, die ihre Recruiter von administrativen Aufgaben entlasten und die Reaktionszeit auf qualifizierte Kandidaten verkürzen möchten. Auch für wachsende Teams ohne dediziertes Recruiting-Operations-Personal bietet sie eine strukturierte Lösung, um Bewerbungen effizient und nachvollziehbar an die richtigen Fachbereiche weiterzuleiten.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow zur automatischen Verarbeitung eingehender Bewerbungs-E-Mails inklusive Anhängen und Body-Texten.

Airtable-Datenbank mit vorbereiteten Tabellen für Positionen, Qualifikationsanforderungen, Recruiter-Zuordnungen und Bewerbungseingänge.

LLM-basiertes Klassifikationsmodul zur automatischen Extraktion und Bewertung von Qualifikation, Erfahrung und Passung aus Bewerbungsunterlagen.

Regelbasierte Zuordnungslogik zur Verteilung von Bewerbungen an zuständige Recruiter oder Fachabteilungen auf Basis definierter Kriterien.

Eskalationsmechanismus zur priorisierten Weiterleitung von besonders dringenden oder hochqualifizierten Bewerbungen.

Dokumentation der Konfiguration inklusive Anleitung zur Anpassung von Positionen, Kriterien und Zuständigkeiten.

Investition

Die Investition für den Recruiting Inbox Sortierer richtet sich nach der Anzahl der zu verarbeitenden Bewerbungskanäle, der Komplexität Ihrer Sortierkriterien und dem gewünschten Grad der Integration in bestehende HR-Systeme. Jedes Projekt wird individuell bewertet, da sich Bewerbungsvolumen, Anforderungen an die KI-gestützte Vorbewertung und die Anbindung an Ihr ATS oder CRM stark unterscheiden. Sie erhalten vor Projektstart eine transparente Kalkulation, die alle Komponenten und den geschätzten Umsetzungsaufwand umfasst.

FAQ

Welche E-Mail-Systeme werden unterstützt?

Die Automatisierung kann an gängige E-Mail-Dienste wie Gmail, Outlook oder IMAP-Postfächer angebunden werden. Voraussetzung ist, dass der Dienst API-Zugriff oder Mailbox-Abruf zulässt. Spezifische Konfigurationen können erforderlich sein.

Wer pflegt die Qualifikationskriterien und Zuordnungen?

Die Kriterien und Zuordnungen werden von der Personalabteilung in Airtable gepflegt. Initial erfolgt eine gemeinsame Definition, danach können Änderungen eigenständig vorgenommen werden. Anpassungen werden sofort wirksam.

Was passiert bei unklaren oder unvollständigen Bewerbungen?

Solche Bewerbungen werden in eine separate Kategorie einsortiert und zur manuellen Prüfung markiert. Die Automatisierung trifft keine Entscheidungen bei fehlenden Informationen oder mehrdeutigen Profilen.

Können Bewerbungen nachträglich einer anderen Position zugeordnet werden?

Ja, die Zuordnung erfolgt in Airtable und kann dort jederzeit manuell angepasst werden. Die ursprüngliche automatische Einordnung bleibt als Information erhalten.

Wie aufwendig ist die initiale Einrichtung?

Für jede Position müssen Qualifikationskriterien und Zuständigkeiten definiert werden. Dieser Aufwand liegt bei der Personalabteilung. Die technische Einrichtung erfolgt durch den Anbieter, erfordert aber Abstimmung zu Prozessen.