Kurzbeschreibung

Wer Inhalte, Bilder oder Materialien Dritter verwendet, steht vor der Aufgabe, für jeden Einsatzzweck die passenden Nutzungsrechte nachzuweisen. In der Praxis fehlt oft die Übersicht: Welche Lizenz gilt für welches Material? Ist die Verwendung im geplanten Kanal erlaubt? Wann läuft eine Freigabe ab? Ohne systematische Dokumentation entstehen rechtliche Risiken und nachträglicher Klärungsaufwand. Das Modul schafft eine zentrale Übersicht aller Lizenzvereinbarungen und prüft automatisch, ob für geplante Verwendungen die erforderlichen Rechte vorliegen. Ablaufende oder fehlende Lizenzen werden frühzeitig gemeldet, sodass Nachweise jederzeit verfügbar sind und Unsicherheiten im Arbeitsalltag vermieden werden.

Benefits

Rechtssicherheit in allen Veröffentlichungen durch lückenlose Dokumentation aller Nutzungsrechte

Vermeidung kostspieliger Abmahnungen und Lizenzstreitigkeiten durch präventive Prüfung vor jeder Verwendung

Sofortige Transparenz über Rechtelage statt mühsamer Suche in E-Mails und Verträgen

Schutz vor ungewollten Rechtsverstößen durch automatische Warnungen bei fehlenden oder abgelaufenen Lizenzen

Reduzierung des administrativen Aufwands durch zentrale Verwaltung statt verteilter Ablage

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Marketing-, Content- und Kreativteams, die regelmäßig mit fremden Inhalten, Bildern oder Materialien arbeiten und dafür Nutzungsrechte nachweisen müssen. Besonders relevant ist sie für Unternehmen, die rechtliche Risiken durch fehlende oder unklare Lizenzdokumentation vermeiden wollen, sowie für Legal- und Compliance-Verantwortliche, die zentrale Übersicht und Nachweisbarkeit benötigen. Geeignet für Organisationen, die ihre Rechteverwaltung professionalisieren und Lizenzablauf oder ungeklärte Nutzungsrechte proaktiv verhindern möchten.

Lieferumfang

Eine vollständig vorkonfigurierte Airtable-Datenbank zur zentralen Verwaltung aller Nutzungsrechte, Lizenzvereinbarungen und Materialangaben.

Ein n8n-Workflow, der automatisch prüft, ob für einen geplanten Verwendungszweck die erforderlichen Rechte vorliegen.

Eine LLM-gestützte Logik zur Analyse von Lizenztypen, Nutzungsbedingungen und Übereinstimmung mit dem Verwendungskontext.

Ein automatisiertes Warnsystem, das fehlende oder ablaufende Lizenzen erkennt und Handlungsempfehlungen ausgibt.

Eine zentrale Übersicht in Airtable, die alle dokumentierten Rechte, Fristen und Freigaben filterfähig darstellt.

Die Integration von Google Drive zur strukturierten Ablage und Verknüpfung aller Lizenzdokumente und Nachweise.

Investition

Die Investition richtet sich nach dem Umfang der zu verwaltenden Rechtearten, der Anzahl einzubindender Quellen und dem gewünschten Automatisierungsgrad bei Prüfung und Dokumentation. Entscheidend sind auch die Integration in bestehende Workflows sowie individuelle Anforderungen an Reporting und Archivierung. Nach einer gemeinsamen Analyse des konkreten Bedarfs erstellen wir eine transparente Kalkulation, die alle Leistungen und Systemkomponenten nachvollziehbar abbildet.

FAQ

Müssen wir alle bisherigen Lizenzen nachträglich erfassen?

Nein. Sie können mit neuen Materialien beginnen und Altbestände bei Bedarf schrittweise ergänzen. Ein vollständiger Rückblick ist nicht zwingend erforderlich, kann aber sinnvoll sein, wenn Sie konkrete Risiken vermuten oder eine Prüfung ansteht.

Wer pflegt die Daten im laufenden Betrieb?

Das übernimmt in der Regel die Person, die Materialien beschafft oder freigibt – etwa in Marketing, Redaktion oder Einkauf. Die Pflege erfordert keine Rechtskenntnisse, sollte aber in bestehende Prozesse eingebunden werden.

Erkennt das System automatisch, ob Rechte fehlen?

Die Prüfung erfolgt anhand der hinterlegten Angaben. Sind Verwendungszweck und Lizenzumfang korrekt erfasst, warnt das System bei fehlenden oder unzureichenden Rechten. Es ersetzt aber keine juristische Beratung.

Was passiert mit bereits verwendeten, nicht dokumentierten Inhalten?

Diese werden erst sichtbar, wenn sie erfasst werden. Das Modul schafft keine rückwirkende Sicherheit, sondern verhindert künftige Lücken. Bestehende Risiken müssen separat geklärt werden.

Können wir eigene Lizenztypen oder Vertragsmuster hinterlegen?

Ja. Die Struktur lässt sich an Ihre Kategorien, Vertragsformen und internen Begriffe anpassen. Sie bestimmen, welche Felder und Vorgaben für Ihre Dokumentation relevant sind.