Kurzbeschreibung

In vielen Unternehmen existiert wichtiges Prozesswissen nur in den Köpfen einzelner Mitarbeitender. Wenn jemand das Team verlässt oder eine Aufgabe übergeben werden soll, fehlt oft eine klare Dokumentation darüber, wie bestimmte Abläufe tatsächlich funktionieren, wer wofür zuständig ist und wo regelmäßig Verzögerungen entstehen. Dieses Modul erfasst bestehende Arbeitsabläufe durch strukturierte Befragung und erstellt daraus eine nachvollziehbare Prozessdokumentation. Das Ergebnis zeigt den gesamten Ablauf mit allen Schritten, Verantwortlichkeiten und Übergabepunkten – als Grundlage für Einarbeitung, Qualitätssicherung und gezielte Verbesserungen.

Benefits

Implizites Wissen wird explizit und bleibt im Unternehmen verfügbar – unabhängig von einzelnen Personen.

Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender durch klare, nachvollziehbare Prozessdarstellungen.

Fundierte Entscheidungsgrundlage für gezielte Optimierungen statt Vermutungen oder Bauchgefühl.

Höhere Prozesssicherheit durch eindeutige Zuständigkeiten und dokumentierte Abläufe.

Reduzierter Aufwand bei Audits und Zertifizierungen durch sofort verfügbare, aktuelle Dokumentation.

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Prozessverantwortliche, Qualitätsmanager und Geschäftsführer in mittelständischen Unternehmen, die ihre gewachsenen Abläufe endlich sichtbar machen wollen. Besonders wertvoll ist sie für Teams, die vor Audits, Onboarding-Projekten oder Reorganisationen stehen und feststellen, dass niemand den vollständigen Prozess überblickt. Auch für Berater und Interim-Manager, die schnell Transparenz in bestehende Strukturen bringen müssen, bietet sie einen strukturierten Einstieg ohne wochenlange Workshops.

Lieferumfang

Strukturierter Befragungsleitfaden mit vordefinierten Fragen zur systematischen Erfassung von Prozessschritten, Schnittstellen und Entscheidungspunkten.

Airtable-Datenbank mit vorkonfigurierter Prozessstruktur zur zentralen Ablage aller erfassten Prozessinformationen, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten.

Automatisierte Prozessanalyse-Workflow in n8n, der Befragungsergebnisse strukturiert, Inkonsistenzen identifiziert und Optimierungspotenziale markiert.

Visuelle Prozessdarstellung als Canva-Diagramm mit allen dokumentierten Schritten, Verzweigungen, Rollen und Übergängen.

Standardisierte Prozessdokumentation als PDF mit vollständiger Beschreibung aller Prozesselemente, zugeordneten Verantwortlichkeiten und identifizierten Schwachstellen.

Übersichtsdashboard in Airtable zur Navigation durch alle erfassten Prozesse, deren Status und dokumentierte Optimierungspotenziale.

Investition

Die Investition für den Prozess Mapping Bot richtet sich nach der Anzahl der zu erfassenden Prozesse, der Komplexität der Ablaufstrukturen und dem gewünschten Detailgrad der Dokumentation. Entscheidend sind außerdem die Integration in bestehende Systeme, individuelle Anpassungen der Befragungslogik sowie die Gestaltung der Visualisierungsvorlagen. Nach einer gemeinsamen Standortbestimmung erhalten Sie eine transparente Kalkulation, die den konkreten Projektumfang widerspiegelt und Ihnen Planungssicherheit gibt.

FAQ

Müssen alle Mitarbeitenden befragt werden?

Nein. In der Regel genügt die Befragung der Prozessverantwortlichen und einzelner ausführender Personen. Der Aufwand hängt von der Komplexität des Prozesses ab. Bei einfachen Abläufen reicht oft ein Gespräch.

Wie lange dauert die Dokumentation eines Prozesses?

Das hängt vom Umfang ab. Einfache Prozesse sind in ein bis zwei Stunden erfasst. Komplexe Abläufe mit vielen Beteiligten können mehrere Tage benötigen. Die Automatisierung beschleunigt vor allem die Aufbereitung und Visualisierung.

Können bestehende Prozessbeschreibungen übernommen werden?

Ja, vorhandene Dokumentationen können als Grundlage dienen. Die Automatisierung ergänzt dann fehlende Details und bringt alles in ein einheitliches Format. Das spart Zeit bei der Ersterfassung.

Lassen sich Prozesse nachträglich ändern?

Ja. Die Dokumentation kann jederzeit aktualisiert werden, wenn sich Abläufe ändern. Die Automatisierung unterstützt dabei, Änderungen nachvollziehbar zu erfassen und historische Versionen zu verwalten.

Was passiert bei unklaren Zuständigkeiten?

Die Befragung deckt solche Lücken gezielt auf. Dort, wo Verantwortlichkeiten unklar sind, wird das in der Dokumentation vermerkt. Die Klärung selbst muss dann durch die Fachbereiche erfolgen.