Kurzbeschreibung

In vielen Projekten entstehen Kosten an unterschiedlichen Stellen: Materialbestellungen, externe Dienstleister, Reisekosten oder interne Ressourcen. Oft fehlt der Überblick, welche Ausgaben bereits angefallen sind und wie viel vom Budget noch verfügbar ist. Einzelne Belege liegen verstreut in E-Mails, Ablagesystemen oder Papierform, und die manuelle Zusammenstellung kostet Zeit. Das Modul erfasst alle Ausgaben zentral, ordnet sie dem jeweiligen Projekt zu und stellt sie dem geplanten Budget gegenüber. Verantwortliche erkennen so frühzeitig, wenn Kosten vom Plan abweichen, und behalten die finanzielle Entwicklung im Blick. Die strukturierte Dokumentation erleichtert zudem die spätere Abrechnung.

Benefits

Budgetüberschreitungen werden erkannt, bevor sie kritisch werden – finanzielle Risiken bleiben beherrschbar.

Projektverantwortliche treffen Entscheidungen auf Basis aktueller Zahlen statt veralteter Schätzungen.

Die Abrechnung gegenüber Kunden erfolgt lückenlos und nachvollziehbar – Diskussionen über Kosten entfallen.

Zeit für manuelle Nachverfolgung und Zusammenstellung von Ausgaben wird vollständig eingespart.

Transparenz über die finanzielle Projektentwicklung schafft Vertrauen bei Auftraggebern und Stakeholdern.

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Projektleiter, Freelancer und kleine Teams, die Budgets ohne dedizierten Controlling-Support im Blick behalten müssen. Sie eignet sich besonders für Agenturen, Beratungen und Dienstleister, die mehrere Projekte parallel betreuen und dabei Kosten transparent gegenüber Kunden abrechnen oder interne Budgets einhalten müssen. Auch Gründer und Selbstständige profitieren, die ihre Projektfinanzen strukturiert dokumentieren wollen, ohne manuell Listen zu pflegen oder am Monatsende den Überblick zu verlieren.

Lieferumfang

Vorkonfiguriertes n8n-Workflow zur automatischen Erfassung und Verarbeitung von Ausgabenpositionen mit Datum, Betrag und Beschreibung.

Airtable-Datenbank mit vordefinierter Struktur für Projekte, Budgets, Kostenkategorien und Einzelausgaben inkl. Filterfunktionen.

Automatisierte Soll-Ist-Vergleichslogik, die geplante Budgets mit tatsächlichen Ausgaben abgleicht und Abweichungen berechnet.

Benachrichtigungsmodul zur automatischen Alarmierung bei Überschreitung festgelegter Budgetschwellenwerte.

Vorbereitete Kostenübersicht mit chronologischer Dokumentation, filterbar nach Datum, Kategorie und Kostenart.

Export-Funktion zur Übergabe strukturierter Kostendaten für Rechnungsstellung oder interne Leistungsverrechnung.

Investition

Die Investition für den Projektkosten Tracker richtet sich nach der Anzahl der anzubindenden Kostenquellen, der Komplexität Ihrer Budgetstrukturen und dem gewünschten Detailgrad im Reporting. Ausschlaggebend sind zudem bestehende Schnittstellen zu Buchhaltungs- oder ERP-Systemen sowie individuelle Anforderungen an Kategorisierung und Alarmierung. Nach einer gemeinsamen Analyse Ihrer Ausgangslage erstellen wir ein transparentes Angebot, das alle technischen und konzeptionellen Leistungen umfasst.

FAQ

Welche Belege müssen manuell nacherfasst werden?

Alle Ausgaben, die nicht automatisch aus verknüpften Systemen übernommen werden können, müssen händisch eingetragen werden. Das betrifft etwa Barausgaben, externe Rechnungen ohne digitale Schnittstelle oder Kostenpositionen aus Systemen, die nicht angebunden sind. Die Erfassung erfolgt über ein Eingabeformular in Airtable.

Wie oft werden Budgetabweichungen aktualisiert?

Die Berechnung der Abweichungen erfolgt bei jeder neuen Kosteneingabe. Das bedeutet: Sobald eine Ausgabe erfasst wird, wird der Soll-Ist-Vergleich neu berechnet und in der Übersicht angezeigt. Es gibt keine zeitliche Verzögerung oder regelmäßige Aktualisierungsintervalle.

Können nachträglich Budgets angepasst werden?

Ja, das geplante Budget kann jederzeit geändert werden. Die Anpassung wirkt sich sofort auf die Abweichungsberechnung aus. Frühere Vergleichswerte bleiben jedoch nicht erhalten, es gibt keine automatische Versionierung des Budgets.

Wer wird bei Budgetüberschreitung informiert?

Die Benachrichtigung geht an eine oder mehrere hinterlegte E-Mail-Adressen, die während der Einrichtung festgelegt werden. Eine nachträgliche Änderung dieser Empfänger ist möglich, erfordert jedoch Anpassungen im Workflow.

Werden Kosten automatisch aus Rechnungen ausgelesen?

Nein. Die Automatisierung übernimmt keine optische oder automatische Erkennung von Rechnungsinhalten. Kosten aus Rechnungen müssen manuell erfasst oder über bestehende Schnittstellen aus Buchhaltungs- oder ERP-Systemen importiert werden.