Kurzbeschreibung

Unternehmensrichtlinien ändern sich regelmäßig – sei es durch neue gesetzliche Vorgaben, angepasste Prozesse oder aktualisierte Compliance-Anforderungen. In vielen Unternehmen bleibt jedoch unklar, wer welche Änderungen kennen muss, und wichtige Anpassungen gehen im operativen Alltag unter. Die Folge: Mitarbeitende arbeiten nach veralteten Vorgaben, ohne es zu wissen. Dieses Modul sorgt dafür, dass alle betroffenen Personen gezielt über relevante Änderungen informiert werden. Jede Erinnerung enthält die wesentlichen Anpassungen in verständlicher Form, den Zeitpunkt des Inkrafttretens und den direkten Zugang zur vollständigen Dokumentation. So bleibt sichergestellt, dass alle Teams nach den aktuellen Standards arbeiten.

Benefits

Alle relevanten Personen werden zuverlässig erreicht – keine wichtigen Regeländerungen gehen mehr unter

Compliance-Risiken werden minimiert, weil alle Beteiligten nachweislich über geltende Vorgaben informiert sind

Führungskräfte sparen Zeit, weil die Verteilung von Updates nicht mehr manuell organisiert werden muss

Mitarbeitende erhalten nur die für sie relevanten Informationen – keine unnötige Informationsflut

Rückfragen reduzieren sich durch klare Zusammenfassungen und direkt verlinkte Ansprechpartner

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Compliance-Verantwortliche, HR-Teams und interne Kommunikationsabteilungen, die sicherstellen müssen, dass Mitarbeitende über Änderungen in Unternehmensrichtlinien informiert sind. Sie ist besonders relevant für Organisationen mit häufigen Policy-Updates, dezentralen Teams oder regulierten Branchen, in denen Nichteinhaltung rechtliche oder operative Risiken mit sich bringt. Die Lösung entlastet Teams, die manuell Listen pflegen, Zielgruppen segmentieren und Erinnerungen versenden müssten, und sorgt dafür, dass keine Änderung untergeht oder falsch adressiert wird.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow zur automatischen Versendung terminierter Policy-Erinnerungen auf Basis definierter Intervalle.

Airtable-Datenbank mit vorbereiteten Feldern für Richtlinien, Änderungsdaten, Zielgruppen und Ansprechpartner.

E-Mail-Vorlagen für personalisierte Erinnerungen inklusive Zusammenfassung, Inkrafttreten und betroffener Bereiche.

Anbindung an das bestehende Dokumentenmanagementsystem zur Verlinkung der vollständigen Richtliniendokumente.

Automatisierte Zuordnungslogik zur Segmentierung von Zielgruppen und betroffenen Teams je Richtlinienänderung.

Dokumentation des Workflows mit Erläuterung der Datenpflege, Versandlogik und Anpassungsmöglichkeiten.

Investition

Die Investition richtet sich nach der Anzahl der zu verwaltenden Policies, der Komplexität der Zielgruppensteuerung und der Integration in bestehende Dokumenten- und E-Mail-Systeme. Umfang und Aufwand werden vor Umsetzung gemeinsam definiert und transparent kalkuliert. Je nach Anpassungsbedarf an interne Strukturen und Freigabeprozesse variiert der Implementierungsaufwand. Eine individuelle Bewertung erfolgt auf Basis Ihrer konkreten Anforderungen.

FAQ

Welche Voraussetzungen brauchen wir für dieses Modul?

Eine zentrale Ablage für Richtlinien mit Versionierung und Änderungsdatum. Eine gepflegte Liste mit Mitarbeitenden und deren Zuordnung zu Teams oder Bereichen. Ein funktionierendes E-Mail-System und Zugriff auf ein Dokumentenmanagementsystem, in dem die vollständigen Richtlinien verfügbar sind.

Wer muss die Zusammenfassungen der Änderungen schreiben?

Das übernimmt das Modul nicht. Die verständliche Zusammenfassung der Änderungen muss von einer fachlich zuständigen Person erstellt und als Input bereitgestellt werden. Die Automatisierung verteilt diese Information nur an die richtigen Empfänger.

Wie aufwendig ist die Pflege dieser Automatisierung?

Bei jeder Richtlinienänderung müssen die relevanten Informationen manuell erfasst werden: betroffene Teams, Zusammenfassung, Zeitpunkt. Die technische Verteilung läuft dann automatisch. Der Aufwand hängt von der Häufigkeit und Komplexität der Policy-Updates ab.

Können wir unterschiedliche Erinnerungsintervalle für verschiedene Richtlinien festlegen?

Ja, für jede Richtlinienänderung kann der Versandzeitpunkt individuell definiert werden. Auch wiederkehrende Erinnerungen an wichtige Regelungen sind möglich, erfordern aber entsprechende manuelle Konfiguration pro Richtlinie.

Was passiert bei personellen Veränderungen im Unternehmen?

Neue Mitarbeitende oder Teamwechsel müssen in der zugrundeliegenden Liste aktualisiert werden. Das Modul greift auf diese Daten zu, pflegt sie aber nicht selbst. Veraltete Zuordnungen führen zu fehlerhaften oder fehlenden Benachrichtigungen.