Kurzbeschreibung

Neue Teammitglieder, Partner oder Kunden benötigen Zugang zu Informationen über Prozesse, Zuständigkeiten und verwendete Tools. Häufig liegen diese Informationen verstreut in E-Mails, persönlichen Notizen oder in den Köpfen einzelner Personen. Die manuelle Zusammenstellung und Aktualisierung von Einarbeitungsmaterialien bindet regelmäßig Kapazitäten, die anderswo fehlen. Das Modul erstellt aus vorhandenem Wissen eine strukturierte, navigierbare Dokumentation. Neue Personen erhalten sofortigen Zugang zu relevantem, konsistent aufbereitetem Material. Die Einarbeitung wird planbar, wichtige Informationen gehen nicht verloren und die wiederkehrende Pflege von Unterlagen entfällt.

Benefits

Neue Mitarbeiter, Partner und Kunden sind ab Tag eins produktiv und benötigen weniger Betreuung durch das Team.

Wissen bleibt dauerhaft verfügbar und verlässlich – unabhängig von Fluktuation oder Verfügbarkeit einzelner Personen.

Einarbeitungszeit sinkt messbar, weil alle Informationen strukturiert an einem Ort bereitstehen.

Prozesse und Standards werden konsistent vermittelt und führen zu weniger Fehlern in der Umsetzung.

Das Team gewinnt Zeit für strategische Aufgaben, weil wiederkehrende Erklärungen entfallen.

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an People-Ops-Teams, HR-Verantwortliche und Team Leads in wachsenden Unternehmen, die regelmäßig neue Mitarbeitende, Partner oder Kunden onboarden. Besonders relevant für Organisationen, die ihr internes Wissen bisher dezentral oder unstrukturiert verwalten und bei jeder Einarbeitung Zeit verlieren. Geeignet für alle, die sicherstellen wollen, dass kritisches Prozesswissen nicht in E-Mails oder Köpfen verloren geht, sondern zentral, aktuell und für alle Beteiligten zugänglich dokumentiert ist.

Lieferumfang

Ein vollständig strukturiertes Wiki mit allen relevanten Onboarding-Informationen in Notion, bereit zur direkten Nutzung.

Eine vorkonfigurierte Airtable-Datenbank mit kategorisierten Prozessen, Tools und Zuständigkeiten als zentrale Wissensbasis.

Ein n8n-Workflow zur automatischen Überführung bestehender Dokumentationen in das standardisierte Wiki-Format.

Eine konsistente Dokumentationsstruktur mit definierten Gliederungsebenen, Navigationslogik und einheitlicher Formatierung.

Eine FAQ-Sektion mit häufig gestellten Fragen und typischen Stolpersteinen, LLM-gestützt aufbereitet und kategorisiert.

Ein Aktualisierungsmechanismus, der Änderungen in der Airtable-Wissensbasis automatisch ins Notion-Wiki überträgt.

Investition

Die Investition richtet sich nach dem Umfang der zu dokumentierenden Prozesse, der Anzahl integrierter Systeme und dem gewünschten Strukturierungsgrad des Wikis. Auch die Anbindung an bestehende Wissensdatenbanken sowie individuelle Anpassungen bei Formatierung und Zugriffsrechten beeinflussen den Aufwand. Wir erstellen nach einer gemeinsamen Analyse eine transparente Kalkulation, die den tatsächlichen Integrations- und Konfigurationsbedarf realistisch abbildet und planbar macht.

FAQ

Welche Inhalte müssen wir selbst vorbereiten?

Die Automatisierung benötigt vorhandene Dokumente, Prozessbeschreibungen oder Notizen als Grundlage. Fehlt strukturiertes Wissen, muss dieses erst erfasst werden. Die Automatisierung wandelt vorhandenes Material um, ersetzt aber nicht das Sammeln fehlender Informationen.

Wie aktuell bleibt das Wiki über Zeit?

Das Wiki gibt den Stand der eingegebenen Informationen wieder. Änderungen an Prozessen oder Tools müssen manuell nachgepflegt und erneut verarbeitet werden. Eine automatische Synchronisation mit Systemänderungen findet nicht statt.

Können wir bestehende Strukturen übernehmen oder anpassen?

Die Automatisierung kann vorhandene Gliederungen berücksichtigen, wenn diese klar definiert sind. Individuelle Anpassungen an Layout oder Navigationslogik erfordern separate Konfiguration. Standard ist eine logische Strukturierung nach Themenbereichen.

Was passiert bei fehlenden oder unvollständigen Informationen?

Die Automatisierung arbeitet nur mit den bereitgestellten Daten. Lücken oder unklare Angaben bleiben bestehen oder werden als fehlend gekennzeichnet. Eine inhaltliche Ergänzung oder Interpretation findet nicht statt.

Wer pflegt das Wiki nach Erstellung?

Die Pflege liegt beim internen Team. Änderungen müssen manuell eingepflegt und bei Bedarf neu verarbeitet werden. Die Automatisierung unterstützt die Erstellung, übernimmt aber keine laufende Wartung oder Versionierung.