Kurzbeschreibung

Wenn neue Mitarbeitende starten, müssen Personalverantwortliche schnell klären: Welche Accounts braucht die Person? Wer führt welche Einführungsgespräche? Welche Dokumente sind bis wann notwendig? Ohne feste Struktur gehen dabei regelmäßig Schritte unter, Zugänge fehlen am ersten Tag oder wichtige Gespräche finden zu spät statt. Das Modul erstellt für jede Position einen strukturierten Ablaufplan mit allen erforderlichen Schritten, Verantwortlichkeiten und Terminen. So startet jede neue Person mit denselben Standards und die Vorbereitung läuft ohne Lücken ab.

Benefits

Kein neuer Mitarbeitender startet mehr unvorbereitet oder mit Wissenslücken

Personalabteilung erstellt Onboarding-Pläne in Minuten statt Stunden

Einheitliche Qualität im Onboarding über alle Abteilungen und Rollen hinweg

Klare Verantwortlichkeiten verhindern, dass wichtige Schritte übersehen werden

Neue Teammitglieder sind schneller produktiv und fühlen sich von Tag eins strukturiert betreut

Für wen ist es nützlich

Dieses Modul richtet sich an HR-Verantwortliche, Teamleiter und People Operations Teams, die regelmäßig neue Mitarbeitende einarbeiten und den Onboarding-Prozess professionalisieren möchten. Besonders relevant ist es für wachsende Unternehmen, in denen manuelle Checklisten fehleranfällig werden oder unterschiedliche Rollen individuelle Einarbeitungspläne erfordern. Es unterstützt alle, die sicherstellen wollen, dass kein wichtiger Schritt vergessen wird und neue Teammitglieder von Beginn an strukturiert begleitet werden – ohne jedes Mal bei null anzufangen.

Lieferumfang

Eine vollständig vorkonfigurierte Airtable-Datenbank mit rollenspezifischen Onboarding-Vorlagen für verschiedene Positionen und Abteilungen.

Ein n8n-Workflow, der auf Basis der eingegebenen Mitarbeitendendaten automatisch eine personalisierte Checkliste mit allen relevanten Einarbeitungsschritten generiert.

Ein zeitlich gegliederter Ablaufplan mit wöchentlicher Struktur, der jeden Onboarding-Schritt einem definierten Zeitfenster innerhalb der Einarbeitungsphase zuordnet.

Eine automatisch erstellte Zuständigkeitsliste, die jedem Einarbeitungsschritt konkrete Ansprechpersonen und Verantwortliche zuweist.

Ein strukturiertes Informationsdokument mit abteilungs- und rollenspezifischen Prozessen, Zugängen und Ressourcen für die neue Position.

Eine zentrale Airtable-Ansicht zur Verwaltung und Nachverfolgung des Onboarding-Fortschritts mit Statusübersicht für alle laufenden Einarbeitungen.

Investition

Die Investition für den Onboarding Checklist Generator richtet sich nach der Anzahl der zu berücksichtigenden Rollen, der Komplexität Ihrer Abteilungsstruktur und dem Umfang der Integration in bestehende HR-Systeme. Auch die Anpassung der Checklistenlogik an unternehmensspezifische Prozesse und die gewünschte Detailtiefe der Einarbeitungsschritte beeinflussen den Aufwand. Wir erstellen nach einem gemeinsamen Analysegespräch ein transparentes Angebot, das auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

FAQ

Welche Vorlagen liegen dem Generator zugrunde?

Der Generator nutzt hinterlegte Standardvorlagen für typische Rollen und Abteilungen. Diese Vorlagen können an die eigenen Prozesse angepasst werden. Ohne Anpassung arbeitet das Modul mit generischen Einarbeitungsschritten, die möglicherweise nicht vollständig zu den internen Abläufen passen.

Wer pflegt die Daten zu Ansprechpersonen ein?

Die Zuordnung von Ansprechpersonen erfolgt nicht automatisch. Sie muss manuell in der Datenbank hinterlegt und aktuell gehalten werden. Das Modul greift dann auf diese Informationen zu. Ohne Pflege bleibt diese Spalte leer oder veraltet.

Können Checklisten nach Erstellung noch angepasst werden?

Ja. Die erzeugte Checkliste ist ein Ausgangsdokument, das nachträglich bearbeitet werden kann. Änderungen wirken sich nicht auf zukünftige Generierungen aus, außer die zugrunde liegenden Vorlagen werden angepasst.

Was passiert bei ungewöhnlichen oder neuen Rollen?

Für nicht hinterlegte Rollen erzeugt das Modul eine allgemeine Checkliste. Diese muss manuell ergänzt werden. Je spezifischer die Rolle, desto mehr Nacharbeit ist erforderlich. Eine vollständige Abdeckung aller denkbaren Positionen ist nicht gegeben.

Wie wird sichergestellt, dass nichts vergessen wird?

Das Modul arbeitet nur so vollständig wie die hinterlegten Vorlagen. Es ersetzt keine fachliche Prüfung. Die Verantwortung für Vollständigkeit und Richtigkeit bleibt beim Personalverantwortlichen.