Kurzbeschreibung

Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, entsteht oft Unsicherheit: Wurden wirklich alle Zugänge gesperrt? Ist die Hardware zurückgegeben? Wer übernimmt die offenen Aufgaben? In der Hektik des Tagesgeschäfts bleiben einzelne Schritte leicht unbemerkt liegen – mit möglichen Folgen für die Datensicherheit und die Übergabe von Verantwortlichkeiten. Das Modul stellt sicher, dass beim Austritt alle notwendigen Schritte systematisch abgearbeitet werden: von der Deaktivierung von Berechtigungen über die Rückgabe von Arbeitsmitteln bis zur Information aller Beteiligten. Der gesamte Ablauf wird dokumentiert, sodass nichts übersehen wird und die Zusammenarbeit professionell abgeschlossen werden kann.

Benefits

Keine Sicherheitslücken durch vergessene Zugänge oder aktive Accounts nach dem Austritt

Vollständige Kontrolle über Firmeneigentum und lückenlose Rückgabeprozesse ohne manuelle Nachverfolgung

Nahtlose Aufgabenübergabe ohne Wissensverlust oder Projektverzögerungen

Professioneller Abschluss der Zusammenarbeit durch konsistente und rechtzeitige Kommunikation

Rechtssichere Dokumentation aller Offboarding-Schritte für Compliance und Nachweispflichten

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an HR-Teams, IT-Administratoren und Office Manager in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen, die beim Ausscheiden von Mitarbeitern keine Schritte vergessen und Sicherheitslücken vermeiden wollen. Sie ist besonders wertvoll für Organisationen ohne dediziertes IT-Sicherheitsteam oder mit begrenzten HR-Ressourcen, in denen Offboarding-Prozesse häufig manuell koordiniert werden müssen. Auch Teamleiter und Geschäftsführer profitieren von der systematischen Absicherung gegen vergessene Zugänge, fehlende Rückgaben oder unvollständige Dokumentation beim Personalwechsel.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow zur Steuerung des gesamten Offboarding-Prozesses mit automatisierten Zugangs-, Rückgabe- und Dokumentationsschritten.

Airtable-Datenbank mit vorkonfigurierten Tabellen für Mitarbeiterdaten, Zugangsverwaltung, Geräteinventar und Aufgabenübergaben.

Automatisierte Deaktivierungslogik für Google Workspace-Accounts inklusive Archivierung von E-Mails und Dokumenten.

Slack-Nachrichtenvorlagen für die Information relevanter Teams, Stakeholder und Ansprechpartner zum Austrittsdatum.

Dokumentationsmodul zur lückenlosen Erfassung aller durchgeführten Offboarding-Schritte mit Zeitstempeln und Verantwortlichkeiten.

Checklisten-System zur Nachverfolgung von Geräterückgaben, Wissensübergaben und administrativen Abschlussschritten.

Investition

Die Investition für eine Offboarding Automation richtet sich nach der Anzahl der zu integrierenden Systeme, der Komplexität Ihrer bestehenden HR-Prozesse und dem gewünschten Detailgrad der Automatisierung. Entscheidend sind dabei insbesondere die Anbindung Ihres HRIS, die Gestaltung der Workflow-Logik sowie die Dokumentationsanforderungen. Nach einer gemeinsamen Analyse Ihrer spezifischen Anforderungen erhalten Sie eine transparente Kalkulation, die alle Aufwände für Konzeption, Umsetzung und Übergabe umfasst.

FAQ

Welche Systeme müssen wir bereits im Einsatz haben?

Das Modul setzt voraus, dass Ihre Zugangsverwaltung zentral erfasst ist – etwa in einem HRIS, Airtable oder einer vergleichbaren Datenbank. Ohne strukturierte Übersicht über Berechtigungen und Arbeitsmittel kann die Automatisierung nicht greifen.

Müssen wir selbst noch Daten pflegen oder erfassen?

Ja. Die Automatisierung stößt Schritte an und dokumentiert sie, ersetzt aber nicht die manuelle Pflege von Zugangslisten, Geräteinventaren oder Aufgabenübergaben. Ohne saubere Datenbasis liefert das Modul unvollständige Ergebnisse.

Werden alle Zugänge automatisch deaktiviert?

Nein. Das Modul erstellt Checklisten und sendet Erinnerungen, die tatsächliche Deaktivierung erfolgt in den jeweiligen Zielsystemen – entweder manuell oder über bestehende Schnittstellen. Vollautomatische Deaktivierung erfordert technische Anbindungen, die individuell geprüft werden müssen.

Was passiert bei fehlenden oder unvollständigen Eingabedaten?

Die Automatisierung arbeitet nur mit den vorhandenen Informationen. Fehlen beispielsweise Gerätelisten oder Ansprechpartner, bleiben diese Schritte unvollständig. Eine nachträgliche Korrektur ist möglich, erfordert jedoch manuellen Eingriff.

Lässt sich der Ablauf an unsere Prozesse anpassen?

Grundsätzlich ja. Checklisten, Benachrichtigungen und Verantwortlichkeiten können angepasst werden. Größere Abweichungen vom Standard – etwa bei komplexen Freigabeprozessen oder rechtlichen Vorgaben – verlangen zusätzliche Konfiguration.