Kurzbeschreibung

In Personalabteilungen gehen regelmäßig Mitarbeiterdokumente ein – Arbeitsverträge, Ausweiskopien, Bescheinigungen, Formulare. Oft fehlen Unterschriften, Datumsangaben sind unleserlich, Pflichtfelder bleiben leer oder Formate entsprechen nicht den Vorgaben. Die manuelle Prüfung bindet Zeit, verzögert Prozesse und führt zu Rückfragen. Das Modul prüft jedes eingereichte Dokument automatisch gegen definierte Anforderungen und gibt bei Abweichungen konkretes Feedback zur Nachbesserung. So gelangen nur vollständige und regelkonforme Unterlagen in die nachgelagerten Systeme, während die Personalabteilung von wiederkehrender Kontrollarbeit entlastet wird.

Benefits

Sofortige Erkennung von Fehlern und Lücken – bevor fehlerhafte Daten ins System gelangen

Deutlich weniger manuelle Prüfarbeit in der Personalabteilung

Durchgängig hohe Datenqualität in allen HR-Prozessen von Anfang an

Klare, nachvollziehbare Rückmeldungen an Mitarbeitende bei Mängeln

Einhaltung interner Compliance-Vorgaben ohne zusätzlichen Aufwand

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an HR-Teams und Personalabteilungen, die regelmäßig Mitarbeiterdokumente wie Verträge, Onboarding-Unterlagen oder Ausweiskopien verarbeiten. Sie ist besonders wertvoll für Organisationen mit hohem Dokumentenaufkommen, dezentralen Einreichungswegen oder strengen Compliance-Anforderungen. Personalverantwortliche, HR-Koordinatoren und Onboarding-Spezialist:innen profitieren durch deutlich reduzierten Prüfaufwand und einheitliche Qualitätsstandards. Die Lösung eignet sich sowohl für etablierte HR-Prozesse als auch für wachsende Unternehmen, die ihre Datenkonsistenz von Anfang an sicherstellen wollen.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow zur automatisierten Prüfung von Mitarbeiterdokumenten auf Vollständigkeit, Format und Compliance-Konformität.

Airtable-Datenbank mit hinterlegten Pflichtfeldern, Formatvorgaben, Compliance-Richtlinien und Dokumenttypen-Anforderungen.

LLM-gestützte Prüflogik zur Erkennung fehlender Pflichtangaben, ungültiger Formate und inhaltlicher Unstimmigkeiten in eingereichten Dokumenten.

Automatisierte Bewertungslogik, die jedes Dokument mit einer eindeutigen Prüfstatus-Kennzeichnung versieht.

Feedback-Modul, das strukturierte Nachbesserungshinweise mit konkreten Fehlerpositionen und Korrekturanforderungen generiert.

Freigabemechanismus, der regelkonforme Dokumente zur Übernahme in HR-Systeme kennzeichnet und unvollständige Dokumente zurückweist.

Investition

Die Investition richtet sich nach der Anzahl der zu prüfenden Dokumententypen, den gewünschten Validierungsregeln und der Anbindung an bestehende HR-Systeme oder Dateiablagen. Je nach Komplexität der Prüflogik und individuellem Anpassungsbedarf wird ein transparentes Festpreisangebot erstellt. Die Umsetzung erfolgt modular, sodass eine schrittweise Erweiterung oder Anpassung an künftige Anforderungen jederzeit planbar bleibt.

FAQ

Was passiert bei unleserlichen oder handschriftlichen Dokumenten?

Die Automatisierung kann handschriftliche Inhalte nur begrenzt erkennen. Bei unleserlichen Bereichen wird das Dokument zur manuellen Prüfung markiert. Je klarer die Eingangsdokumente, desto zuverlässiger die automatische Prüfung.

Müssen wir unsere bestehenden Dokumentenvorlagen anpassen?

Nicht zwingend. Die Automatisierung kann auf bestehende Formate trainiert werden. Eine Standardisierung der Vorlagen erhöht aber die Erkennungsgenauigkeit und reduziert Fehlalarme deutlich.

Wer pflegt die Prüfregeln und aktualisiert Compliance-Vorgaben?

Das bleibt in Ihrer Verantwortung. Regeländerungen tragen Sie in Airtable ein. Grundlegende Anpassungen der Prüflogik erfordern Eingriffe in n8n – entweder durch interne Personen oder externe Unterstützung.

Können unterschiedliche Dokumenttypen gleichzeitig verarbeitet werden?

Ja, sofern für jeden Typ eigene Prüfregeln hinterlegt sind. Die Automatisierung ordnet Dokumente anhand definierter Merkmale zu. Unbekannte oder nicht zuordenbare Typen werden zur manuellen Klärung weitergeleitet.

Wie hoch ist die Fehlerquote bei automatischer Prüfung?

Das hängt von Dokumentqualität und Regelkomplexität ab. Standardfälle werden zuverlässig erkannt. Bei Grenzfällen oder Ausnahmen kann es Fehleinschätzungen geben. Eine manuelle Stichprobenkontrolle bleibt sinnvoll.