Kurzbeschreibung

Nach längeren Besprechungen liegen oft mehrseitige Mitschriften vor, aus denen sich die wesentlichen Punkte erst mühsam herausarbeiten lassen. Wichtige Entscheidungen, Aufgaben oder offene Fragen gehen in ausführlichen Protokollen unter oder werden unterschiedlich interpretiert. Das Modul verdichtet umfangreiche Meeting-Protokolle in strukturierte Zusammenfassungen mit den zentralen Aussagen, konkreten Handlungsempfehlungen und offenen Punkten. So wird nachvollziehbar festgehalten, was besprochen wurde und wer welche nächsten Schritte übernimmt.

Benefits

Meetings führen zu messbaren Ergebnissen statt zu verlorener Zeit in unstrukturierten Notizen

Handlungsfähigkeit entsteht sofort nach dem Meeting durch klare Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Entscheidungen bleiben nachvollziehbar und langfristig verfügbar statt in Protokollen zu verschwinden

Führungskräfte gewinnen Überblick über Fortschritte ohne jedes Protokoll lesen zu müssen

Teams verschwenden keine Kapazität mehr für manuelle Nachbereitung von Besprechungen

Für wen ist es nützlich

Für Führungskräfte, Teamleiter und Projektmanager, die regelmäßig Meetings leiten oder koordinieren und sicherstellen müssen, dass Ergebnisse und Aufgaben nicht im Protokoll-Chaos untergehen. Relevant auch für Assistenzen und Office Manager, die Besprechungen nachbereiten und Teams mit verwertbaren Zusammenfassungen versorgen. Besonders wertvoll in wachsenden Organisationen, in denen viele parallele Meetings stattfinden und die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen sowie die Verbindlichkeit von Aufgaben zentral sind.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow zur automatischen Verarbeitung von Meeting-Protokollen mit angebundenem LLM-Modul zur Textanalyse.

Airtable-Datenbank mit vordefinierten Feldern für Zusammenfassungen, Handlungsempfehlungen, offene Fragen und Verantwortlichkeiten.

LLM-Prompt-Template zur strukturierten Extraktion von Kernaussagen, Prioritäten und Klärungsbedarfen aus Besprechungsnotizen.

Automatisierte Verarbeitungslogik zur Kategorisierung von Handlungsempfehlungen nach Priorität und Zuständigkeit.

Export-Funktion zur Bereitstellung der Zusammenfassung als formatiertes Dokument oder Airtable-Datensatz.

Dokumentation der Systemkonfiguration mit Anleitung zur Anpassung von Detailgrad und Themenschwerpunkten.

Investition

Die Investition für den Meeting Notes Summarizer richtet sich nach der Anzahl integrierter Datenquellen, dem gewünschten Detailgrad der Zusammenfassungen sowie eventuellen Anpassungen an bestehende Dokumentationsprozesse. Jedes Projekt wird individuell bewertet, abhängig von Ihrem spezifischen Workflow und den eingesetzten Tools. Sie erhalten vorab eine transparente Aufstellung aller Leistungen und Aufwände, sodass die Kosten von Beginn an planbar bleiben.

FAQ

Welche Voraussetzungen müssen Meeting-Notizen erfüllen?

Die Notizen müssen als zusammenhängender Text vorliegen. Handschriftliche Stichpunkte oder fragmentierte Aufzeichnungen sind nicht direkt verarbeitbar. Je strukturierter und vollständiger die Ausgangsdaten sind, desto präziser wird die Zusammenfassung. Bei sehr lückenhaften Notizen können wichtige Informationen fehlen oder Zusammenhänge falsch interpretiert werden.

Wie viel Zeit erfordert die Einrichtung?

Die technische Implementierung liegt bei uns. Sie müssen einmalig klären, welche Kategorien, Prioritäten und Ausgabeformate für Ihr Unternehmen relevant sind. Dafür ist ein Abstimmungsgespräch von etwa einer Stunde erforderlich. Danach können Sie erste Testläufe mit echten Meeting-Notizen durchführen und uns Rückmeldung zur Qualität geben.

Können Zusammenfassungen nachträglich angepasst werden?

Die automatisch erstellte Zusammenfassung ist ein Vorschlag, kein finales Dokument. Sie können alle Ergebnisse manuell bearbeiten, ergänzen oder korrigieren. Das System überschreibt keine bestehenden Einträge. Wenn Sie wiederkehrend ähnliche Anpassungen vornehmen, können wir die Verarbeitung entsprechend kalibrieren.

Was passiert bei mehrdeutigen oder unklaren Notizen?

Das System erkennt unklare Formulierungen nur begrenzt. Es fasst zusammen, was vorhanden ist, kann aber Mehrdeutigkeiten nicht auflösen. Wenn wichtige Informationen fehlen oder widersprüchlich sind, erscheinen diese Schwachstellen auch in der Zusammenfassung. Eine abschließende Prüfung durch eine verantwortliche Person bleibt daher notwendig.

Wie wird die Zusammenfassung nach Erstellung verwaltet?

Die Zusammenfassungen werden in Airtable abgelegt und dort strukturiert gespeichert. Sie entscheiden, wer Zugriff erhält und ob Benachrichtigungen verschickt werden. Das System legt keine Ablagefristen fest und archiviert nicht automatisch. Die weitere Verwaltung erfolgt über Ihre bestehenden Prozesse.