Kurzbeschreibung

Meetings werden häufig spontan angesetzt oder folgen keiner klaren Struktur. Teilnehmende kommen unvorbereitet, zentrale Themen werden nicht behandelt, und am Ende fehlen konkrete Ergebnisse. Die verfügbare Zeit wird nicht optimal genutzt, weil der Rahmen unklar ist. Das Modul erstellt auf Basis der Rahmendaten eine strukturierte Agenda mit Themenblöcken, Zeitplan und erwarteten Entscheidungspunkten. Alle Beteiligten erhalten vorab ein klares Bild des Ablaufs und können sich gezielt vorbereiten. So entstehen fokussierte Besprechungen mit messbaren Ergebnissen.

Benefits

Meetings werden konsequent vorbereitet statt spontan abgehalten – dadurch steigt die Entscheidungsqualität messbar

Teilnehmende kommen informiert in Besprechungen und können sich gezielt vorbereiten – das spart Zeit in der Diskussion

Jedes Meeting hat klare Ziele und Verantwortlichkeiten – dadurch sinkt die Anzahl ergebnisloser Folgetermine

Projektkontext und relevante Informationen sind für alle transparent aufbereitet – Missverständnisse werden vermieden

Die Meeting-Kultur wird professionalisiert und standardisiert – Teams arbeiten strukturierter und zielorientierter

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Teamleads, Projektmanager und Führungskräfte, die regelmäßig Meetings organisieren und dabei Zeit in der Vorbereitung sparen möchten. Sie ist besonders wertvoll für Teams mit hoher Meeting-Frequenz, verteilten Standorten oder komplexen Abstimmungsprozessen. Auch Assistenzen und Office Manager profitieren, wenn sie Besprechungen für mehrere Personen koordinieren und professionell strukturieren müssen. Die Lösung passt für alle, die ihre Meeting-Kultur verbessern und sicherstellen wollen, dass Teilnehmende gut vorbereitet und fokussiert in Gespräche gehen.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow zur automatischen Verarbeitung von Meeting-Anfragen und Generierung strukturierter Agendas.

Airtable-Datenbank mit vordefinierter Struktur zur Erfassung von Meeting-Details, Teilnehmenden, Themen und Projektkontext.

LLM-basiertes Prompt-Template zur intelligenten Strukturierung von Agenda-Inhalten, Zeitplanung und Priorisierung von Themenblöcken.

Integration zwischen n8n, Airtable und Google Calendar zur automatischen Übertragung fertiggestellter Agendas in Kalendereinladungen.

Standardisierte Agenda-Vorlage mit definierten Abschnitten für Zeitplan, Verantwortlichkeiten, Entscheidungspunkte und Hintergrundinformationen.

Dokumentation der Systemkonfiguration mit Feldmapping, Workflow-Logik und Anpassungsmöglichkeiten für individuelle Meeting-Formate.

Investition

Die Investition für den Meeting Agenda Automator richtet sich nach der Anzahl der zu integrierenden Kalender, der gewünschten Komplexität der Agenda-Vorlagen und dem Grad der inhaltlichen Vorverarbeitung durch das Sprachmodell. Auch die Anbindung an bestehende Projektmanagement-Tools oder CRM-Systeme beeinflusst den Aufwand. Nach einer gemeinsamen Bedarfsanalyse erhalten Sie eine transparente Kalkulation, die alle relevanten Leistungen abbildet und Ihnen eine verlässliche Planungsgrundlage bietet.

FAQ

Welche Informationen müssen wir vorher selbst erfassen?

Meetingzweck, Teilnehmende, Dauer und Kernthemen müssen Sie eingeben. Relevante Dokumente können optional ergänzt werden. Die Automatisierung strukturiert diese Angaben dann zu einer Agenda. Ohne diese Basis funktioniert das Modul nicht.

Werden bestehende Meeting-Formate automatisch erkannt?

Nein. Das Modul erzeugt Agendas nach einem festgelegten Schema. Individuelle Vorlagen Ihres Unternehmens müssen vorher konfiguriert werden. Eine automatische Anpassung an unterschiedliche Meeting-Typen erfolgt nicht standardmäßig.

Kann die Agenda nachträglich manuell bearbeitet werden?

Ja. Die Agenda wird als Dokument ausgegeben und kann beliebig angepasst werden. Die Automatisierung liefert eine Vorlage, keine finale Version. Änderungen müssen Sie selbst vornehmen.

Funktioniert das Modul auch ohne LLM-Anbindung?

Nein. Die Strukturierung und Kontextualisierung der Inhalte erfolgt durch ein Sprachmodell. Ohne LLM entsteht nur eine einfache Auflistung der Eingaben. Der Mehrwert liegt in der intelligenten Aufbereitung.

Wer pflegt die Vorlagen und Formatierungen?

Das übernimmt Ihre Administration oder IT. Vorlagen müssen initial angelegt und bei Bedarf aktualisiert werden. Die Automatisierung nutzt diese Vorlagen, ändert sie aber nicht selbstständig.