Kurzbeschreibung

In vielen Unternehmen verteilen sich Informationen über Lieferanten auf verschiedene Systeme und Ablageorte: Verträge in Ordnern, Bestellstatus in E-Mails, Qualitätsmängel in separaten Dokumenten. Kritische Fristen werden übersehen, Verzögerungen bleiben unbemerkt, bis sie zum Problem werden. Die manuelle Kontrolle kostet Zeit und bindet Aufmerksamkeit, die anderswo fehlt. Dieses Modul bündelt alle relevanten Informationen an einer Stelle und prüft kontinuierlich, ob Handlungsbedarf besteht. Anstehende Vertragsfristen, wiederkehrende Lieferprobleme oder Qualitätsabweichungen werden automatisch erkannt und die zuständigen Personen rechtzeitig informiert. So bleibt die Übersicht erhalten, vertragliche Verpflichtungen werden eingehalten und Risiken in der Zusammenarbeit frühzeitig sichtbar.

Benefits

Vertragsfristen werden nie mehr übersehen – Kündigungen und Verlängerungen laufen kontrolliert und planbar ab

Lieferverzögerungen werden sofort sichtbar – Engpässe in der Lieferkette entstehen gar nicht erst

Qualitätsprobleme werden systematisch erfasst – fundierte Lieferantenbewertungen ersetzen Bauchgefühl

Verantwortliche reagieren rechtzeitig – kritische Vorgänge landen automatisch beim richtigen Ansprechpartner

Manuelle Nachverfolgung entfällt komplett – Zeit für strategische Lieferantenentwicklung statt Tabellenpflege

Für wen ist es nützlich

Dieses Modul richtet sich an Einkaufsleiter, Supply-Chain-Manager und Procurement-Teams, die mehrere externe Lieferanten koordinieren und vertragliche sowie operative Risiken frühzeitig erkennen müssen. Es eignet sich besonders für Unternehmen mit komplexen Lieferketten, in denen Vertragsfristen, Liefertreue und Qualitätsstandards geschäftskritisch sind. Auch Geschäftsführer und Controller profitieren von der konsolidierten Übersicht, um strategische Entscheidungen fundiert treffen zu können, ohne manuell durch verschiedene Systeme navigieren zu müssen.

Lieferumfang

Vorkonfigurierte n8n-Workflows zur automatisierten Überwachung von Vertragsfristen, Lieferterminen und Qualitätskennzahlen aus dem ERP-System.

Strukturierte Airtable-Datenbank mit verknüpften Tabellen für Lieferanten, Verträge, Bestellungen, Qualitätsbewertungen und Kommunikationsverläufe.

Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen bei Überschreitung definierter Schwellenwerte für Verzögerungen, Qualitätsabweichungen und anstehende Vertragsfristen.

Dashboard mit konsolidierter Echtzeitübersicht aller aktiven Lieferanten inklusive Vertragsstatus, Lieferperformance und Qualitätskennzahlen.

Vordefinierte Eskalationslogik mit automatischer Zuweisung von Verantwortlichkeiten basierend auf Schweregrad und Ereignistyp.

Dokumentation der Systemarchitektur, Datenflüsse und Anleitung zur Anpassung von Schwellenwerten und Benachrichtigungsregeln.

Investition

Die Investition für den Lieferanten Management Bot richtet sich nach der Anzahl der zu überwachenden Lieferanten, der Komplexität der Vertragsstrukturen und dem erforderlichen Integrationsaufwand in bestehende ERP- und Datensysteme. Auch die Ausgestaltung der Eskalationslogik und individueller Reporting-Anforderungen fließen in die Kalkulation ein. Im Rahmen eines unverbindlichen Erstgesprächs analysieren wir Ihre konkrete Ausgangslage und erstellen auf dieser Basis ein transparentes, nachvollziehbares Angebot.

FAQ

Welche Daten müssen wir initial bereitstellen?

Eine strukturierte Liste aller aktiven Lieferanten mit Verträgen, Bestellhistorie und Qualitätsbewertungen. Diese Informationen können aus bestehenden Systemen exportiert oder manuell erfasst werden. Ohne vollständige Stammdaten können keine verlässlichen Auswertungen erfolgen.

Wie oft müssen wir Daten aktualisieren?

Verträge und Stammdaten bei Änderungen. Bestellungen und Liefertermine werden idealerweise automatisch aus dem ERP synchronisiert. Qualitätsbewertungen nach Bedarf. Je aktueller die Daten, desto präziser die Überwachung.

Können wir individuelle Schwellenwerte pro Lieferant setzen?

Ja, Warnfristen und Toleranzen lassen sich je Lieferant oder Produktgruppe anpassen. Diese Einstellungen müssen einmalig konfiguriert und bei Bedarf manuell überarbeitet werden. Eine vollautomatische Anpassung erfolgt nicht.

Was passiert bei fehlenden Lieferinformationen?

Das Modul kann nur vorhandene Daten auswerten. Fehlen Liefertermine oder Qualitätsbewertungen, werden diese Lieferanten nicht überwacht. Unvollständige Datenpflege führt zu Lücken in der Überwachung.

Ersetzt das Modul manuelle Lieferantengespräche?

Nein. Es erkennt Auffälligkeiten und informiert rechtzeitig. Die Klärung von Verzögerungen oder Qualitätsproblemen bleibt Aufgabe der verantwortlichen Person. Das Modul reduziert Such- und Prüfaufwand, nicht Kommunikation.