Kurzbeschreibung

Unternehmen müssen bei ihren Lieferanten eine Vielzahl rechtlicher und vertraglicher Anforderungen im Blick behalten. Zertifikate laufen ab, neue Vorgaben treten in Kraft, und bei wachsender Lieferantenzahl wird die manuelle Prüfung schnell unübersichtlich. Oft fehlt der Überblick darüber, welche Nachweise aktuell sind und wo Handlungsbedarf besteht. Das Modul prüft kontinuierlich alle Lieferanten gegen definierte Standards und erkennt Abweichungen, fehlende Dokumente oder ablaufende Fristen. Betroffene Lieferanten werden automatisch markiert, sodass Verantwortliche gezielt nachfassen können. Das Ergebnis ist ein aktueller Überblick über den Compliance-Status der gesamten Lieferkette.

Benefits

Compliance-Risiken in der Lieferkette werden automatisch erkannt, bevor sie zu rechtlichen oder finanziellen Schäden führen

Manuelle Prüfzyklen entfallen, wodurch Ressourcen im Einkauf und Compliance-Management dauerhaft freigesetzt werden

Vollständige Transparenz über den Status aller Lieferanten ermöglicht fundierte Entscheidungen bei Vergaben und Vertragsverlängerungen

Auslaufende Zertifikate und fehlende Nachweise werden frühzeitig erkannt, sodass Lieferantenbeziehungen ohne Unterbrechung fortgeführt werden können

Regulatorische Vorgaben werden nachweisbar eingehalten, was Haftungsrisiken minimiert und Audits vereinfacht

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Compliance-Verantwortliche, Einkaufsleiter und Supply-Chain-Manager in regulierten Branchen oder Unternehmen mit komplexen Lieferantennetzwerken. Sie ist relevant für alle, die rechtliche Vorgaben, Zertifizierungsstandards oder vertragliche Auflagen kontinuierlich überwachen müssen, ohne jeden Lieferanten manuell zu prüfen. Besonders wertvoll wird sie, wenn Dokumente häufig ablaufen, neue Anforderungen hinzukommen oder die Anzahl der Geschäftspartner eine manuelle Nachverfolgung unpraktikabel macht. Sie schafft Überblick und Handlungsfähigkeit dort, wo Fehler rechtliche oder finanzielle Konsequenzen haben.

Lieferumfang

Eine vorkonfigurierte n8n-Automatisierung zur kontinuierlichen Prüfung von Lieferanten auf Einhaltung definierter Compliance-Anforderungen mit Erkennung von Abweichungen und Fristüberschreitungen.

Eine strukturierte Airtable-Datenbank mit Feldern für Lieferantenstammdaten, hochgeladene Nachweise, Gültigkeitsdaten, Compliance-Anforderungen und Status-Kennzeichnungen.

Ein LLM-gestütztes Modul zur automatischen Auswertung hochgeladener Dokumente und Zertifikate auf Vollständigkeit und Übereinstimmung mit hinterlegten Anforderungen.

Eine automatisch generierte Übersicht aller geprüften Lieferanten mit farblicher Kennzeichnung des Compliance-Status, erkannten Abweichungen und Risikoklassifizierung.

Eine Liste mit Lieferanten, bei denen Zertifikate oder Nachweise fehlen oder innerhalb definierter Fristen ablaufen, inklusive betroffener Dokumente und Restlaufzeiten.

Ein Eskalations- und Benachrichtigungsmechanismus zur automatischen Markierung und Weiterleitung kritischer Compliance-Verstöße an zuständige Verantwortliche.

Investition

Die Investition für den Lieferanten Compliance Checker richtet sich nach der Anzahl zu prüfender Lieferanten, der Komplexität der Compliance-Kriterien sowie der Integration in bestehende Beschaffungs- und ERP-Systeme. Ebenso fließen individuelle Anforderungen an Dokumentenprüfung, Zertifikatsmanagement und Reporting-Workflows in die Kalkulation ein. Nach einem gemeinsamen Erstgespräch erhalten Sie eine verbindliche Einschätzung, die transparent auf Ihre betrieblichen Rahmenbedingungen abgestimmt ist.

FAQ

Welche Dokumente muss ich pro Lieferant bereitstellen?

Die erforderlichen Dokumente hängen von Ihren internen Vorgaben ab. Typischerweise gehören dazu Zertifikate, Verträge, Nachweise zur Betriebshaftpflicht oder branchenspezifische Bescheinigungen. Sie definieren selbst, welche Kategorien Sie prüfen möchten. Das Modul wertet dann nur aus, was hinterlegt ist.

Prüft das System rechtliche Anforderungen automatisch?

Nein. Das Modul gleicht hochgeladene Dokumente mit Ihren hinterlegten Anforderungen ab. Es erkennt fehlende oder abgelaufene Nachweise. Die fachliche Bewertung, ob ein Dokument rechtlich ausreichend ist, bleibt Ihre Aufgabe. Das System strukturiert und markiert lediglich Abweichungen.

Wie oft müssen wir Daten aktualisieren?

Das hängt von Ihrer Lieferantenstruktur und Dokumentenlaufzeiten ab. Sinnvoll ist eine regelmäßige Pflege neuer Zertifikate und Vertragsänderungen. Das Modul prüft auf Basis der vorhandenen Daten. Ohne Aktualisierung bleiben Informationen veraltet.

Funktioniert es auch bei mehreren Standorten?

Ja, sofern alle relevanten Lieferanten und Anforderungen zentral in Airtable erfasst sind. Unterschiedliche Standorte können eigene Anforderungskataloge haben. Diese müssen Sie jedoch vorab strukturiert hinterlegen. Das Modul differenziert dann nach den definierten Regeln.

Was passiert bei erkannten Verstößen?

Das Modul kennzeichnet betroffene Lieferanten und listet die Abweichung auf. Es erstellt keinen automatischen Maßnahmenplan. Die Entscheidung über Nachforderung, Eskalation oder Lieferantenwechsel treffen Sie selbst. Das System liefert Transparenz, keine Handlungsanweisungen.