Kurzbeschreibung

Wer zwischen verschiedenen Kalendern jongliert – persönliche Termine, Teamkalender, Ressourcenbuchungen – kennt das Problem: Ein neuer Termin wird zugesagt, obwohl zur gleichen Zeit bereits eine andere Verpflichtung besteht. Die manuelle Prüfung aller Kalender vor jeder Zusage kostet Zeit und bleibt fehleranfällig, besonders wenn mehrere Personen oder Räume koordiniert werden müssen. Das Modul prüft vor jeder Terminbestätigung automatisch alle relevanten Kalender auf Überschneidungen. Bei Konflikten werden sofort alternative Zeitfenster vorgeschlagen, bei freien Kapazitäten erfolgt die Eintragung in allen verbundenen Kalendern. So entfallen Doppelbuchungen und die zeitaufwendige manuelle Abgleicharbeit.

Benefits

Keine verlorene Zeit durch Doppelbuchungen und nachträgliche Terminabsagen mehr

Sofortige Klarheit über Verfügbarkeit ohne manuelle Kalenderprüfung in mehreren Systemen

Zuverlässige Termintreue durch durchgängige Konfliktfreiheit über alle Kalender hinweg

Reduzierte Koordinationsaufwände durch automatische Alternativvorschläge bei Überschneidungen

Professionelles Auftreten durch konsistente Verfügbarkeitsinformationen gegenüber Kunden und Partnern

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Office Manager, Executive Assistants und Teamleiter, die Termine über mehrere Kalender und Plattformen hinweg koordinieren müssen. Besonders relevant für Organisationen mit geteilten Ressourcen wie Besprechungsräumen oder Equipment, sowie für Führungskräfte, deren Zeit über verschiedene Systeme verwaltet wird. Geeignet für alle, die regelmäßig mit Doppelbuchungen kämpfen oder manuell mehrere Kalender abgleichen müssen, bevor sie Termine bestätigen können.

Lieferumfang

Vollständig konfigurierter n8n-Workflow zur automatischen Kalenderprüfung mit Integration von Google Calendar und Airtable.

Vorkonfigurierte Kalenderabfrage-Logik zur gleichzeitigen Prüfung mehrerer Kalenderquellen inklusive definierter Pufferzonen.

Automatisierte Kollisionserkennung mit regelbasierter Auswertung von Terminüberschneidungen und Priorisierungslogik.

Benachrichtigungsmodul zur sofortigen Information bei erkannten Konflikten mit Details der kollidierenden Termine.

Algorithmus zur Identifikation und Bereitstellung alternativer freier Zeitfenster bei Nichtverfügbarkeit.

Synchronisationsmechanismus zur konsistenten Eintragung validierter Termine in alle verbundenen Kalendersysteme.

Investition

Die Investition für den Kalender Kollisions Bot richtet sich nach der Anzahl der zu prüfenden Kalenderquellen, der Komplexität Ihrer Kalenderstruktur und eventuellen Anpassungen an bestehende Buchungsprozesse. Auch die Integration in Ihre vorhandene Systemlandschaft und mögliche Erweiterungen wie Teamkalender-Logik oder Prioritätsregeln beeinflussen den Aufwand. Nach einer gemeinsamen Bestandsaufnahme erhalten Sie eine transparente Kostenschätzung, die alle relevanten Faktoren berücksichtigt und Ihnen Planungssicherheit gibt.

FAQ

Müssen alle Kalender beim gleichen Anbieter sein?

Nein. Das Modul verbindet verschiedene Kalendersysteme. Voraussetzung ist lediglich, dass für jeden Kalender die entsprechenden Zugriffsrechte erteilt werden. Die Prüfung funktioniert kalenderübergreifend.

Wer legt fest, welche Termine Vorrang haben?

Das definieren Sie selbst. Bei der Einrichtung werden Prioritätsregeln hinterlegt. Diese bestimmen, welche Kalender oder Termintypen im Konfliktfall wichtiger sind. Die Regeln können jederzeit angepasst werden.

Was passiert, wenn jemand manuell einen Termin einträgt?

Manuelle Einträge umgehen die automatische Prüfung. Das Modul reagiert nur auf neue Terminanfragen, die über den definierten Prozess laufen. Bereits eingetragene Termine werden nicht nachträglich validiert oder verschoben.

Wie groß darf die Pufferzeit zwischen Terminen sein?

Die Pufferzeit definieren Sie selbst. Übliche Werte liegen zwischen 5 und 30 Minuten. Die Einstellung gilt entweder global oder kann pro Kalendertyp unterschiedlich festgelegt werden.

Werden Alternativvorschläge automatisch an Teilnehmer verschickt?

Nein. Das Modul identifiziert freie Zeitfenster und stellt sie bereit. Der Versand an Teilnehmer erfolgt nicht automatisch. Sie entscheiden, ob und wie diese Vorschläge kommuniziert werden.