Kurzbeschreibung

Jahresgespräche fallen oft unterschiedlich aus – je nachdem, wie vorbereitet die Führungskraft ist und welche Schwerpunkte sie setzt. Wichtige Themen werden vergessen, Vereinbarungen bleiben vage, und am Ende fehlt eine nachvollziehbare Dokumentation für beide Seiten. Das Modul führt durch einen strukturierten Gesprächsleitfaden, der alle relevanten Aspekte abdeckt: von der Leistungsbeurteilung über Entwicklungswünsche bis zu konkreten Zielvereinbarungen. Dabei werden bisherige Daten berücksichtigt, Gesprächsergebnisse systematisch erfasst und so dokumentiert, dass sie für zukünftige Entwicklungsmaßnahmen verfügbar bleiben.

Benefits

Jedes Jahresgespräch läuft nach einheitlichem Standard ab – unabhängig von Führungskraft oder Abteilung.

Vereinbarungen und Entwicklungsbedarfe bleiben nachvollziehbar und gehen nicht verloren.

Zielvereinbarungen werden messbar und eindeutig formuliert – ohne Interpretationsspielraum.

Personalentwicklung kann gezielt ansetzen, weil alle relevanten Informationen zentral verfügbar sind.

Führungskräfte sparen Zeit bei Vorbereitung und Nachbereitung durch automatisierte Dokumentation.

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an HR-Abteilungen und Führungskräfte in Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden, die Jahresgespräche professionalisieren und dokumentieren möchten. Besonders relevant für HR-Verantwortliche, die einheitliche Gesprächsstandards etablieren und Entwicklungsdaten zentral verfügbar machen müssen, sowie für Manager ohne HR-Background, die Struktur und Leitplanken für qualitativ hochwertige Mitarbeitergespräche benötigen. Die Lösung adressiert Teams, die bisher mit inkonsistenten Protokollen, fehlender Nachvollziehbarkeit oder unzureichender Verzahnung zwischen Jahresgespräch und Personalentwicklung kämpfen.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow zur automatisierten Gesprächsführung mit LLM-Integration und Datenspeicherung in Airtable.

Strukturierte Airtable-Datenbank mit vorbereitetem Schema für Mitarbeitendenstammdaten, Gesprächsprotokolle, Zielvereinbarungen und Entwicklungsmaßnahmen.

LLM-basierter Gesprächsleitfaden mit standardisierten Fragemodulen zu Zielerreichung, Leistung, Entwicklung und Karriereplanung.

Automatisierte Dokumentationslogik zur strukturierten Erfassung aller Gesprächsinhalte, Vereinbarungen und Bewertungen während des Jahresgesprächs.

Vorkonfigurierte Datenfelder für messbare Zielvereinbarungen, Entwicklungsbedarfe und Weiterbildungsmaßnahmen mit Zeiträumen und Kriterien.

Automatisierte Übersichtsberichte aus Airtable mit historischem Verlauf aller Jahresgespräche und Entwicklungsdaten pro Mitarbeitendem.

Investition

Die Investition für den Jahresgesprächs Bot richtet sich nach der Anzahl der einzubindenden Mitarbeitenden, dem Umfang der anzupassenden Gesprächsleitfäden sowie der Integration in bestehende HR-Systeme und Datenstrukturen. Jede Implementierung wird individuell bewertet, da Anforderungen an Dokumentation, Datenschutz und Workflow-Anbindung unterschiedlich ausfallen. Nach einer gemeinsamen Analyse erhalten Sie eine verbindliche Kalkulation, die Entwicklung, Integration und Dokumentation transparent abbildet.

FAQ

Welche Vorbereitungszeit benötigen Führungskräfte pro Gespräch?

Die Vorbereitung dauert etwa 15 bis 30 Minuten. Führungskräfte müssen die erfassten Daten prüfen, eigene Beobachtungen ergänzen und den Gesprächsleitfaden sichten. Die Automatisierung strukturiert diese Vorbereitung, ersetzt sie aber nicht vollständig.

Können Mitarbeitende das Protokoll nachträglich ändern lassen?

Das Protokoll selbst bleibt unverändert. Mitarbeitende können jedoch Anmerkungen oder abweichende Sichtweisen ergänzen lassen. Diese werden als separater Eintrag gespeichert und sind mit dem Hauptprotokoll verknüpft.

Funktioniert das Modul auch bei mehreren Standorten?

Ja, solange alle Beteiligten Zugriff auf die genutzten Systeme haben. Unterschiedliche Standorte oder Abteilungen können eigene Gesprächsleitfäden verwenden. Eine zentrale Ablage aller Protokolle ist dennoch möglich.

Was passiert bei technischen Problemen während des Gesprächs?

Das Gespräch kann auch ohne System geführt werden. Notizen lassen sich nachträglich erfassen. Die Automatisierung unterstützt den Prozess, ist aber keine zwingende Voraussetzung für die Durchführung.

Lassen sich individuelle Gesprächsthemen pro Abteilung ergänzen?

Ja, Gesprächsleitfäden können nach Abteilung oder Funktion angepasst werden. Zusätzliche Themenfelder lassen sich ohne Programmierkenntnisse in Airtable hinzufügen. Änderungen wirken sich auf künftige Gespräche aus.