Kurzbeschreibung

Gegen Ende des Geschäftsjahres beginnt die Suche nach allen relevanten Unterlagen für den Jahresabschluss. Rechnungen, Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen, Verträge und Inventurlisten liegen in verschiedenen Ordnern, E-Mail-Postfächern und Ablagesystemen verteilt. Die manuelle Zusammenstellung kostet Zeit und birgt das Risiko, dass Dokumente übersehen werden oder unvollständig sind. Das Modul sammelt alle Finanz- und Geschäftsdokumente des abgelaufenen Jahres an einem zentralen Ort und strukturiert sie systematisch. Fehlende oder unvollständige Unterlagen werden identifiziert, sodass rechtzeitig nachgesteuert werden kann. Das Ergebnis ist ein vollständiges, standardisiertes Dokumentenpaket für Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Benefits

Jahresabschluss-Vorbereitung in Tagen statt Wochen – dank zentraler Strukturierung aller Unterlagen

Keine Rückfragen vom Steuerberater mehr durch vollständige und korrekt kategorisierte Dokumentation

Minimales Fehlerrisiko durch automatische Identifikation fehlender oder unvollständiger Unterlagen

Jederzeit nachvollziehbare Übersicht über den Bearbeitungsstand aller erforderlichen Dokumente

Deutlich reduzierte Kosten durch effizientere Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Geschäftsführer, Finanzverantwortliche und Buchhaltungsteams in kleinen und mittelständischen Unternehmen, die den Jahresabschluss intern vorbereiten und an externe Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer übergeben. Besonders geeignet für Unternehmen ohne dedizierte Finanzabteilung, die jährlich mit der aufwändigen Suche, Sortierung und Vollständigkeitsprüfung ihrer Geschäftsunterlagen konfrontiert sind. Die Lösung entlastet Teams, die bisher manuell durch verschiedene Systeme navigieren mussten, um alle erforderlichen Nachweise zusammenzutragen, und reduziert die Rückfragen durch fehlende oder unvollständige Dokumente deutlich.

Lieferumfang

Vorkonfigurierte Airtable-Datenbank mit Kategorisierungsstruktur für alle Jahresabschlussunterlagen und Dokumententypen.

Automatisierter n8n-Workflow zur Sammlung, Strukturierung und Ablage von Finanz- und Geschäftsdokumenten aus angebundenen Systemen.

LLM-basierte Prüfroutine zur Identifikation fehlender oder unvollständiger Unterlagen mit konkreten Hinweisen.

Standardisiertes Exportmodul zur Bereitstellung eines vollständigen Dokumentenpakets in Google Drive.

Vorkonfigurierte Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware für den automatischen Import von Buchungsbelegen und Steuerdokumenten.

Dynamische Checkliste mit Statusanzeige aller erforderlichen Jahresabschlussunterlagen und deren Vollständigkeit.

Investition

Die Investition für den Jahresabschluss Vorbereitungs Bot richtet sich nach dem Umfang Ihrer Dokumentenstruktur, der Anzahl der anzubindenden Systeme und dem gewünschten Automatisierungsgrad. Entscheidend sind die Komplexität Ihrer Buchhaltungsprozesse, individuelle Anforderungen an Prüflogiken sowie erforderliche Schnittstellen zu bestehenden Softwarelösungen. Wir erstellen nach einer detaillierten Bedarfsanalyse ein transparentes Angebot, das alle Implementierungs- und Konfigurationsleistungen klar aufschlüsselt.

FAQ

Welche Buchhaltungssoftware wird konkret unterstützt?

Das Modul kann an gängige cloudbasierte Buchhaltungslösungen angebunden werden, sofern diese über eine API verfügen. Die konkrete Kompatibilität muss im Einzelfall geprüft werden. Lokale Installationen oder Systeme ohne Schnittstelle sind nicht direkt anbindbar.

Wer muss die Unterlagen hochladen und pflegen?

Die Grunddaten und Dokumente müssen weiterhin von Ihren Mitarbeitenden bereitgestellt werden. Das Modul strukturiert und prüft die Vollständigkeit, ersetzt jedoch nicht die initiale Erfassung oder Ablage durch Ihr Team.

Erkennt das System inhaltliche Fehler in den Dokumenten?

Nein. Das Modul prüft auf Vollständigkeit und formale Struktur, nicht auf inhaltliche Richtigkeit oder buchhalterische Korrektheit. Die fachliche Prüfung bleibt Aufgabe Ihres Steuerberaters oder Ihrer internen Buchhaltung.

Kann das Modul an unsere Ablagestruktur angepasst werden?

Ja, die Kategorisierung und Ordnerstruktur kann innerhalb bestimmter Grenzen an Ihre Anforderungen angepasst werden. Grundlegende Änderungen an der Logik oder zusätzliche Prüfkriterien erfordern jedoch nachträglichen Anpassungsaufwand.

Was passiert bei Änderungen nach der Zusammenstellung?

Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen müssen manuell eingepflegt werden. Das Modul erstellt eine initiale Zusammenstellung, überwacht jedoch keine laufenden Aktualisierungen nach Abschluss des Prozesses.