Kurzbeschreibung

In vielen Unternehmen fehlt der Überblick darüber, welche Hardware und Software tatsächlich vorhanden ist, wer welches Gerät nutzt und wann Lizenzen oder Garantien ablaufen. Informationen sind oft verstreut, veraltet oder gar nicht erfasst. Das führt zu Doppelkäufen, abgelaufenen Garantien und Problemen bei Prüfungen. Das Modul sorgt dafür, dass alle Geräte, Lizenzen und deren Zuordnungen an einem Ort erfasst sind. Anschaffungsdaten, Laufzeiten und Wartungsintervalle werden nachvollziehbar. So lassen sich Ersatzbeschaffungen rechtzeitig planen und Nachweise für Prüfungen jederzeit bereitstellen.

Benefits

Vollständige Übersicht über alle IT-Ressourcen ohne manuelle Nachfragen oder Tabellenchaos

Vermeidung von Doppelbeschaffungen und ungenutzten Lizenzen durch zentrale Transparenz

Rechtzeitige Planung von Ersatzbeschaffungen und Budgets durch klare Lebenszyklen

Einhaltung von Compliance-Vorgaben durch lückenlose Dokumentation aller Assets

Schnelle Zuordnung bei Personalwechseln oder Standortwechseln ohne Datenverlust

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an IT-Verantwortliche in kleinen und mittelständischen Unternehmen, die bisher mit Excel-Listen oder dezentralen Systemen arbeiten und den Überblick über ihre IT-Landschaft verloren haben. Besonders relevant für Admins ohne dediziertes Asset-Management-System, die Anschaffungen planen, Garantien überwachen und bei Audits oder Inventuren schnell Auskunft geben müssen. Auch für Office Manager oder Geschäftsführer geeignet, die Transparenz über Investitionen und laufende Kosten benötigen, ohne in komplexe CMDB-Lösungen investieren zu wollen.

Lieferumfang

Eine vorkonfigurierte Airtable-Datenbank mit strukturierten Tabellen für IT-Assets, Lizenzen, Mitarbeiterzuordnungen und Standorte.

Ein n8n-Workflow zur automatisierten Erfassung und Aktualisierung von Asset-Stammdaten inkl. Seriennummern, Anschaffungsdaten und Garantieinformationen.

Automatisierte Berechnung und Kennzeichnung von Garantiestatus, Lizenzablaufdaten und Wartungsintervallen auf Basis der erfassten Laufzeiten.

Vorkonfigurierte Übersichtsansichten in Airtable nach Asset-Kategorien, Zuordnungen, Status und zeitlichen Kriterien.

Automatisch generierte Berichte zu auslaufenden Garantien, Lizenzverlängerungen und anstehenden Ersatzbeschaffungen.

Dokumentation der Datenbankstruktur, Feldlogik und Anleitung zur Pflege und Erweiterung des Systems.

Investition

Die Investition für den IT Asset Tracker richtet sich nach der Anzahl der zu verwaltenden Assets, der Komplexität der bestehenden IT-Landschaft und dem gewünschten Detailgrad der Erfassung. Auch die Integration in vorhandene Systeme sowie individuelle Anforderungen an Reporting und Benachrichtigungen fließen in die Kalkulation ein. Im Rahmen eines gemeinsamen Erstgesprächs klären wir den konkreten Bedarf und erstellen auf dieser Basis ein transparentes, verbindliches Angebot ohne versteckte Kosten.

FAQ

Welche Daten müssen zu Beginn vorhanden sein?

Grundlegende Stammdaten der vorhandenen IT-Assets: Bezeichnung, Seriennummer, Zuordnung, Anschaffungsdatum und Hersteller. Fehlende Angaben können nachgetragen werden, vollständige Daten verbessern jedoch die Aussagekraft der Übersichten.

Wer pflegt die Asset-Daten im laufenden Betrieb?

Die Datenpflege erfolgt durch eine zuständige Person im Unternehmen. Änderungen bei Zuordnungen, Neuanschaffungen oder Rückgaben müssen manuell erfasst werden. Automatische Aktualisierungen erfolgen nicht.

Können bestehende Excel-Listen übernommen werden?

Daten aus vorhandenen Listen lassen sich in der Regel importieren. Die Struktur muss vorher angepasst werden. Eine vollständige Übernahme ohne Nacharbeit ist selten möglich.

Werden abgelaufene Garantien automatisch gemeldet?

Das Modul kann ablaufende Garantien anzeigen. Eine aktive Benachrichtigung an Personen ist nicht Bestandteil der Grundversion. Solche Erinnerungen können ergänzt werden.

Lassen sich mobile Geräte und Software gleichermaßen verwalten?

Ja. Das Modul unterscheidet nicht zwischen Geräteklassen. Hardware, Software und Lizenzen werden gleichartig erfasst. Die Kategorisierung erfolgt über frei wählbare Bezeichnungen.