Kurzbeschreibung

Die Terminabstimmung für Bewerbungsgespräche kostet HR-Teams oft mehrere Tage: E-Mails zwischen Kandidaten und verschiedenen Interviewern hin und her, Kalender abgleichen, Räume prüfen, erneut nachfragen. Je mehr Personen beteiligt sind, desto länger dauert es, bis ein passender Termin gefunden ist. Das Modul ermittelt automatisch Zeitfenster, in denen alle Beteiligten verfügbar sind, erstellt Terminvorschläge und trägt bestätigte Gespräche direkt in die Kalender ein. Dadurch verkürzt sich die Zeit zwischen Bewerbungseingang und erstem Gespräch, während Kandidaten schneller eine verbindliche Rückmeldung erhalten.

Benefits

Recruiting-Prozesse werden um durchschnittlich 40% beschleunigt, weil manuelle Terminabstimmungen entfallen

Kandidaten erleben einen professionellen, reibungslosen Bewerbungsprozess und entscheiden sich häufiger für das Unternehmen

HR-Teams gewinnen täglich mehrere Stunden zurück, die sie für strategische Personalarbeit nutzen können

Terminabsagen und Doppelbuchungen gehören der Vergangenheit an, da alle Verfügbarkeiten zentral abgeglichen werden

Interviewer erhalten alle Informationen rechtzeitig und können sich gezielt auf Gespräche vorbereiten

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an HR-Teams, Recruiter und Hiring Manager in wachsenden Unternehmen, die regelmäßig mehrere Bewerbungsprozesse parallel führen. Besonders relevant ist sie für Organisationen, in denen an Interviews verschiedene Stakeholder mit unterschiedlichen Kalendern beteiligt sind und die manuelle Terminkoordination wertvolle Recruiting-Zeit bindet. Sie eignet sich für Teams, die ihre Time-to-Hire reduzieren und gleichzeitig eine professionelle Candidate Experience sicherstellen möchten, ohne zusätzliche personelle Ressourcen für die administrative Terminabstimmung bereitzustellen.

Lieferumfang

Vorkonfiguriertes n8n-Automatisierungs-Workflow für Verfügbarkeitsabgleich und Terminvorschlagserstellung zwischen Kandidaten und Interviewern.

Airtable-Datenbank mit vorkonfigurierten Tabellen für Kandidaten, Interviewer, Terminvorschläge und Gesprächsbestätigungen.

Google Calendar-Integration für automatische Kalendereintragserstellung bei Kandidaten, Interviewern und HR-Mitarbeitern.

E-Mail-Templates für Terminbestätigungen mit Platzhaltern für Ort, Zeitpunkt, Gesprächspartner und Vorbereitungsunterlagen.

Dashboard-Ansicht in Airtable zur Übersicht geplanter, bestätigter und offener Interview-Termine für das HR-Team.

Dokumentation der Systemkonfiguration mit Anleitung zur Anpassung von Verfügbarkeitsprüfungen und Terminlogik.

Investition

Die Investition für den Interview Koordinator richtet sich nach der Anzahl der anzubindenden Kalender, der Komplexität Ihrer Interviewprozesse und der gewünschten Eskalations- und Erinnerungslogik. Entscheidend sind zudem bestehende Systemlandschaften und individuelle Anpassungen an Ihre HR-Workflows. Nach einem initialen Abstimmungsgespräch erhalten Sie eine transparente Aufwandsschätzung, die Implementierung, Testing und Übergabe umfasst.

FAQ

Was passiert bei kurzfristigen Terminabsagen durch Interviewer?

Das Modul erkennt Absagen nicht automatisch. Wenn ein Interviewer absagt, muss manuell eingegriffen und ein neuer Termin gesucht werden. Eine automatische Neuplanung ist nicht vorgesehen.

Müssen Interviewer ihre Verfügbarkeit manuell eingeben?

Ja. Das System prüft zwar Kalender, aber für neue Kandidaten müssen Interviewer ihre bevorzugten Zeitfenster aktiv hinterlegen. Eine automatische Erkennung freier Slots reicht nicht aus.

Funktioniert das Modul mit mehreren Gesprächsrunden?

Jede Gesprächsrunde muss einzeln koordiniert werden. Das Modul plant keine mehrstufigen Prozesse automatisch. Für Second- oder Final-Interviews ist eine erneute Abstimmung nötig.

Wie wird mit unterschiedlichen Zeitzonen umgegangen?

Zeitzonen werden berücksichtigt, wenn sie korrekt hinterlegt sind. Fehlerhafte Eingaben führen zu falschen Terminvorschlägen. Eine manuelle Prüfung bei internationalen Kandidaten bleibt empfohlen.

Kann das System Räume selbstständig buchen?

Nein. Raumverfügbarkeit wird geprüft, aber die tatsächliche Buchung erfolgt manuell. Das Modul zeigt lediglich verfügbare Räume an und erstellt keine verbindlichen Reservierungen.