Kurzbeschreibung

In vielen Teams sind Informationen über Projektfortschritte auf unterschiedliche Systeme, Nachrichten und Dateien verteilt. Wer wissen möchte, in welcher Phase ein Vorhaben gerade steht, welche Aufgaben offen sind oder wer wofür verantwortlich ist, muss oft mehrere Orte durchsuchen oder Kolleginnen und Kollegen direkt fragen. Das Modul führt Statusinformationen aus zentralen Datenquellen zusammen und stellt sie auf Anfrage strukturiert bereit. So lassen sich Projektfortschritte, Fristen und Zuständigkeiten jederzeit abrufen, ohne dass zusätzliche Abstimmung nötig wird.

Benefits

Jederzeit Klarheit über Projektstände ohne Wartezeit oder Rückfragen an Kollegen

Deutlich weniger Unterbrechungen im Team durch selbstständige Informationsbeschaffung

Konsistente und vollständige Statusübersicht aus allen relevanten Quellen in Sekunden

Höhere Planungssicherheit durch transparente Meilensteine und Abhängigkeiten

Weniger Missverständnisse und Verzögerungen durch zentralen Informationszugang

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Projektteams, Produktmanager und dezentral arbeitende Gruppen, die mit mehreren parallelen Vorhaben arbeiten und auf aktuelle Statusinformationen angewiesen sind, ohne ständig Kolleginnen und Kollegen zu unterbrechen. Sie ist besonders wertvoll für Teams, deren Arbeit über verschiedene Tools verteilt ist und bei denen häufig Rückfragen zum Projektfortschritt entstehen. Auch für Teamleads und Führungskräfte, die sich schnell einen Überblick verschaffen wollen, ohne Meetings anzusetzen, bietet der Bot klaren Mehrwert.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow zur automatisierten Statusabfrage über Slack mit Anbindung an Airtable als zentrale Datenquelle.

Airtable-Basis mit strukturierten Tabellen für Projekte, Aufgaben, Meilensteine, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsprotokolle.

LLM-gestützte Antwortsynthese, die angefragte Statusinformationen aus mehreren Datenquellen zusammenführt und in einheitlicher Form ausgibt.

Slack-Integration mit definiertem Bot-Kommando zur Statusabfrage und automatisierter Zustellung der Antwort im angefragten Kanal.

Protokollierungsfunktion in Airtable, die jede Abfrage mit Zeitstempel, anfragender Person und abgefragtem Projekt dokumentiert.

Vorbereitete Datenstruktur zur Verwaltung von Projektphasen, Prioritäten, Fälligkeitsdaten und Abhängigkeiten in Airtable.

Investition

Die Investition für den internen Statusabfrage-Bot richtet sich nach der Anzahl angebundener Datenquellen, der Komplexität der Abfragelogik und dem gewünschten Detailgrad der Antworten. Einflussfaktoren sind außerdem die bestehende Systemlandschaft, erforderliche Schnittstellen und die Strukturierung vorhandener Projektdaten. Wir erstellen nach einer gemeinsamen Analyse ein individuelles Angebot, das Umsetzung, Konfiguration und initiales Training umfasst.

FAQ

Welche Datenquellen muss das Unternehmen bereitstellen?

Das Modul greift auf vorhandene Projektlisten, Aufgaben und Dokumentationen zu. Diese müssen bereits strukturiert vorliegen oder werden einmalig aufbereitet. Ohne zentrale Ablage funktioniert das Modul nicht.

Wie aktuell sind die abgerufenen Statusinformationen?

Die Aktualität hängt davon ab, wie oft die Quellen gepflegt werden. Das Modul liefert nur das, was in den verknüpften Systemen steht. Es erzeugt keine eigenen Daten.

Kann der Bot eigenständig Projektstände interpretieren?

Nein. Der Bot fasst vorhandene Informationen zusammen. Bewertungen oder Einschätzungen kommen nicht vom System, sondern aus den hinterlegten Daten oder manuellen Eingaben.

Muss jemand das System regelmäßig pflegen?

Ja. Die Qualität der Antworten hängt von der Datenpflege ab. Wenn Quellen nicht aktualisiert werden, liefert der Bot veraltete Informationen.

Funktioniert das Modul auch bei unstrukturierten Projekten?

Nur eingeschränkt. Projekte ohne klare Phasen, Verantwortlichkeiten oder dokumentierte Aufgaben liefern unvollständige oder mehrdeutige Antworten. Struktur ist Voraussetzung.