Kurzbeschreibung

Kontaktanfragen erreichen Unternehmen über verschiedene Kanäle: über die Website, Landingpages, Messen oder Partnerportale. Oft werden diese Informationen manuell aus E-Mails oder Formularen übertragen, was Zeit kostet und zu Fehlern oder Verzögerungen führt. Anfragen bleiben unbearbeitet oder gehen in der täglichen Hektik unter. Das Modul sorgt dafür, dass jede eingehende Anfrage automatisch strukturiert im CRM-System erfasst wird – mit allen relevanten Daten, Zeitstempel und Herkunftsquelle. So entsteht eine lückenlose Übersicht aller Leads, ohne manuelle Eingabe. Der Vertrieb kann unmittelbar auf neue Kontakte reagieren und keine Gelegenheit geht verloren.

Benefits

Kein Lead geht mehr verloren, weil jede Anfrage sofort erfasst und zentral dokumentiert wird.

Zeit und Aufwand für manuelle Dateneingabe entfallen komplett.

Vertrieb kann sofort auf vollständige, strukturierte Kontaktdaten zugreifen und schneller reagieren.

Nachvollziehbare Dokumentation mit Zeitstempel und Quelle ermöglicht fundierte Analyse und Optimierung der Leadquellen.

Doppelte Einträge werden verhindert, dadurch bleibt das CRM sauber und verlässlich.

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Marketing- und Vertriebsteams in kleinen bis mittleren Unternehmen, die täglich mit Kontaktanfragen aus verschiedenen Kanälen arbeiten und dabei auf manuelle CRM-Pflege verzichten möchten. Sie ist besonders relevant für Teams ohne dedizierte Sales-Ops-Ressourcen, die sicherstellen müssen, dass kein Lead durch vergessene Dateneingaben oder Medienbrüche verloren geht. Auch Einzelunternehmer und Agenturen profitieren, wenn sie mehrere Formulare oder Anfragequellen parallel betreiben und eine zentrale, saubere Datenbasis für Nachverfolgung und Reporting benötigen.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow zur automatischen Übernahme von Formular-Eingaben und deren strukturierter Weiterleitung an das CRM-System.

Airtable-Basis mit definierten Feldern für Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Anliegen, Quelle und Zeitstempel.

Automatisierte Duplikatsprüfung auf Basis der E-Mail-Adresse mit Markierung oder Zusammenführung bestehender Einträge.

Konfigurierte Mapping-Logik zur einheitlichen Zuordnung unterschiedlicher Quellformate in das zentrale Datenmodell.

Webhook-Schnittstelle zur Anbindung beliebiger Formular- oder Lead-Quellen an den Workflow.

Dokumentation der technischen Schnittstellen, Feldstruktur und Duplikatlogik für zukünftige Anpassungen.

Investition

Die Investition für diese Automatisierung richtet sich nach der Anzahl der anzubindenden Formulare, der Komplexität Ihrer CRM-Struktur sowie eventuell notwendiger Datentransformationen oder Validierungslogiken. Auch die Anbindung zusätzlicher Systeme oder individueller Felder beeinflusst den Umfang. Nach einer gemeinsamen Bestandsaufnahme erstellen wir Ihnen ein transparentes Angebot, das den tatsächlichen Aufwand widerspiegelt und Planungssicherheit bietet.

FAQ

Funktioniert das mit unserem bestehenden CRM-System?

Das Modul ist für Airtable konzipiert. Andere CRM-Systeme erfordern technische Anpassungen, die individuell geprüft werden müssen.

Müssen wir unsere Formulare anpassen oder umbauen?

Ja. Ihre Formulare müssen die definierten Eingabefelder liefern. Ohne einheitliche Struktur funktioniert die Synchronisation nicht zuverlässig.

Wie werden doppelte Kontakte erkannt und behandelt?

Die Erkennung erfolgt anhand der E-Mail-Adresse. Duplikate werden markiert oder zusammengeführt – die konkrete Logik legen Sie vorab fest.

Was passiert bei ungültigen oder unvollständigen Anfragen?

Unvollständige Datensätze werden je nach Konfiguration abgelehnt oder mit Kennzeichnung gespeichert. Eine Nachbearbeitung bleibt Ihre Aufgabe.

Können wir später weitere Quellen oder Felder hinzufügen?

Ja, das ist möglich. Jede neue Quelle oder jedes zusätzliche Feld erfordert jedoch eine Anpassung der bestehenden Automatisierung.