Kurzbeschreibung

Wer regelmäßig Veranstaltungen oder Online-Termine durchführt, kennt das Problem: Die Bewerbung läuft uneinheitlich, Erinnerungen gehen unter oder werden zu spät verschickt, und die Reichweite bleibt hinter den Erwartungen zurück. Gerade wenn mehrere Termine parallel laufen, wird es schnell unübersichtlich. Das Modul sorgt dafür, dass jede Veranstaltung nach einem festen Zeitplan beworben wird – von der ersten Ankündigung bis zur letzten Erinnerung kurz vor Beginn. Die Kommunikation läuft über alle gewählten Kanäle ohne manuelle Eingriffe, sodass sich das Team auf Inhalte und Durchführung konzentrieren kann.

Benefits

Maximale Reichweite durch zeitlich perfekt abgestimmte Kommunikation über alle Kanäle hinweg

Höhere Teilnehmerzahlen durch strukturierte Erinnerungen und Countdown-Kampagnen ohne manuellen Aufwand

Konsistente Event-Bewerbung unabhängig von Teamkapazitäten oder Vergesslichkeit

Planbare Marketingprozesse mit verlässlicher Aussteuerung jeder Event-Kampagne

Reduzierung von No-Shows durch automatisierte, mehrstufige Erinnerungslogik

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Marketing-Teams, Community-Manager und Event-Verantwortliche in Unternehmen sowie Content Creator, die regelmäßig Webinare, Online-Events oder Workshops durchführen. Besonders relevant ist sie für alle, die mit begrenzten Ressourcen arbeiten und dennoch eine konsistente, mehrwöchige Event-Kommunikation über verschiedene Kanäle hinweg sicherstellen müssen. Wer bereits mit manuellen Reminder-Listen, vergessenen Posts oder zeitaufwendigen Einzelveröffentlichungen kämpft, findet hier einen strukturierten Ansatz, um Reichweite und Teilnehmerzahlen durch zeitgesteuerte Kampagnen planbar zu steigern.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow mit zeitbasierten Triggern für mehrstufige Event-Kommunikation über E-Mail und Social Media.

Airtable-Datenbank mit vorbereiteten Feldern für Event-Details, Teilnehmersegmente, Zeitplan und Kanalzuordnung.

Metricool-Integration zur automatisierten Veröffentlichung geplanter Event-Beiträge auf definierten Social-Media-Kanälen.

Canva-Vorlagen für Countdown-Grafiken mit dynamischen Platzhaltern für Zeitangaben und Event-Informationen.

E-Mail-Vorlagen für mehrstufige Erinnerungssequenzen inklusive Platzhalter für Teilnahmelinks und personalisierte Anrede.

Dokumentation mit Anleitung zur Einrichtung der Zeitsteuerung, Kanalverknüpfung und Anpassung der Kommunikationsinhalte.

Investition

Die Investition für diese Automatisierung richtet sich nach der Anzahl der zu integrierenden Kanäle, der Komplexität der Zielgruppensegmentierung und dem gewünschten Grad der Individualisierung in der Ansprache. Maßgeblich sind zudem bestehende Systemlandschaften, Datenstrukturen und eventuelle Schnittstellen zu CRM- oder Ticketing-Plattformen. Nach einer initialen Bedarfsanalyse erstellen wir eine transparente Kalkulation, die Implementierung, Template-Erstellung und Dokumentation umfasst. So erhalten Sie eine klare Planungsgrundlage für Ihr Projekt.

FAQ

Welche Vorbereitungen sind vor der Nutzung nötig?

Die Event-Daten müssen in Airtable strukturiert erfasst sein. Social-Media-Kanäle und E-Mail-Versandtools müssen mit den entsprechenden Systemen verbunden werden. Die Zeitzone muss korrekt hinterlegt sein. Vorlagen für Grafiken oder Textbausteine sollten vorab in Canva angelegt werden.

Können Zeitpläne für Events individuell angepasst werden?

Ja. Der Zeitplan für Erinnerungen und Posts lässt sich pro Event einzeln festlegen. Die Abstände zwischen den Veröffentlichungen können frei definiert werden. Die Automatisierung greift die hinterlegten Zeitpunkte aus Airtable ab.

Was passiert bei kurzfristigen Event-Verschiebungen?

Bereits geplante Posts und E-Mails müssen manuell angepasst oder pausiert werden. Die Automatisierung reagiert nicht automatisch auf Änderungen. Neue Daten können in Airtable eingetragen werden, danach starten die Workflows neu.

Können Grafiken automatisch mit aktuellen Daten befüllt werden?

Nur eingeschränkt. Canva erlaubt Vorlagen mit Platzhaltern, diese werden über Schnittstellen befüllt. Die Gestaltung selbst bleibt manuell. Countdown-Grafiken können automatisch generiert werden, wenn die Vorlage entsprechend vorbereitet ist.

Wie aufwendig ist die Pflege mehrerer Events gleichzeitig?

Jedes Event benötigt einen eigenen Datensatz in Airtable mit vollständigen Angaben. Die Automatisierung läuft parallel für alle Events. Der Aufwand liegt vor allem im Anlegen und Prüfen der Daten, nicht im Versand.