Kurzbeschreibung

Täglich treffen in vielen Unternehmen Hunderte E-Mails ein – Kundenanfragen, interne Abstimmungen, Newsletter, Rechnungen und Vertriebsanfragen landen ungeordnet im selben Postfach. Die manuelle Sichtung und Sortierung kostet Zeit, wichtige Nachrichten gehen im Volumen unter, und dringende Anfragen werden zu spät erkannt. Das Modul ordnet jede eingehende E-Mail automatisch einer passenden Kategorie zu und vergibt eine Prioritätsstufe. So entsteht ein strukturierter Überblick, der es ermöglicht, sich zuerst um dringende Vorgänge zu kümmern und Routineanfragen gebündelt zu bearbeiten. Die manuelle Vorsortierung entfällt, Antwortzeiten für kritische Anliegen verkürzen sich messbar.

Benefits

Kritische Anfragen werden sofort erkannt und verlieren sich nicht mehr im Posteingang

Manuelle Sortierarbeit entfällt vollständig und spart täglich wertvolle Arbeitszeit

Antwortzeiten auf wichtige Nachrichten sinken messbar durch automatische Priorisierung

Teamkapazität wird gezielt auf die wirklich relevanten E-Mails gelenkt

Transparenz über alle eingehenden Anfragen schafft Planbarkeit im Tagesablauf

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Support-Teams, Kundenservice-Abteilungen und Assistenzkräfte, die täglich mit hohem E-Mail-Aufkommen umgehen müssen. Sie ist besonders wertvoll für Teams, die klare Prioritäten setzen müssen, um Antwortzeiten für kritische Anfragen einzuhalten, und für Organisationen, die ihre Postfächer systematisch strukturieren wollen, ohne manuelle Sortierarbeit zu leisten. Ebenso profitieren Teamleiter und Operations Manager, die Transparenz über eingehende Kommunikation benötigen und sicherstellen möchten, dass wichtige Nachrichten nicht untergehen.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow zur automatischen Klassifizierung eingehender E-Mails mit LLM-Integration.

Airtable-Datenbank mit vordefinierten Kategorien, Prioritätsstufen und Regelwerk für die Klassifizierungslogik.

Anbindung an das bestehende E-Mail-System zur automatischen Verarbeitung des Posteingangs.

Konfigurierte Absenderregeln und VIP-Listen zur automatischen Priorisierung bestimmter Kontakte.

Trainierte Klassifizierungslogik auf Basis der bereitgestellten Beispiel-E-Mails und Schlüsselwörter.

Strukturierte Ausgabe-Schnittstelle mit kategorisierten und priorisierten E-Mails zur Weiterverarbeitung.

Investition

Die Investition für den Email Klassifizierung Bot richtet sich nach dem E-Mail-Volumen, der Anzahl und Komplexität der Klassifizierungskategorien sowie der erforderlichen Integration in bestehende E-Mail- und Datenbanksysteme. Je nach Individualisierung der Regellogik und Anbindung an vorhandene Workflows entsteht ein unterschiedlicher Anpassungsaufwand. Nach einer gemeinsamen Anforderungsanalyse erhalten Sie eine transparente Kalkulation, die alle projektspezifischen Faktoren berücksichtigt und eine klare Grundlage für Ihre Entscheidung bildet.

FAQ

Welche E-Mail-Systeme werden unterstützt?

Die Automatisierung funktioniert grundsätzlich mit gängigen E-Mail-Systemen wie Outlook, Gmail oder IMAP/SMTP-Konten. Entscheidend ist, dass das System API-Zugriff oder Weiterleitungsregeln erlaubt. Manche Unternehmenssysteme haben Einschränkungen, die vorab zu prüfen sind.

Wie genau erfolgt die Klassifizierung?

Ein Sprachmodell analysiert Betreff, Absender und E-Mail-Inhalt anhand der von Ihnen bereitgestellten Kategorien und Regeln. Die Genauigkeit hängt davon ab, wie präzise Ihre Vorgaben und Beispiele sind. Fehlklassifizierungen können vorkommen und erfordern gelegentliche Nachbesserung.

Muss jemand das System dauerhaft betreuen?

Nach der Einrichtung läuft die Klassifizierung automatisch. Trotzdem sollte regelmäßig geprüft werden, ob die Kategorisierung noch passt. Bei neuen E-Mail-Typen oder veränderten Anforderungen sind Anpassungen der Regeln notwendig.

Was passiert bei unklaren E-Mails?

E-Mails, die keiner Kategorie eindeutig zugeordnet werden können, landen in einer separaten Auffangkategorie. Diese sollte regelmäßig gesichtet werden, um Muster zu erkennen und die Regeln nachzuschärfen.

Können Kategorien nachträglich geändert werden?

Ja, Kategorien und Prioritätsregeln lassen sich jederzeit anpassen. Änderungen wirken sich nur auf neue E-Mails aus. Bereits klassifizierte E-Mails werden nicht automatisch neu sortiert.