Kurzbeschreibung

Personenbezogene Daten sammeln sich über Jahre in verschiedenen Systemen an – von Kundendatenbanken über E-Mail-Archive bis zu Buchhaltungssoftware. Bei Löschanfragen von Kunden oder nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen müssen diese Daten vollständig entfernt werden. Manuell bedeutet das: Listen durchgehen, Systeme einzeln prüfen, Löschungen dokumentieren und dabei keine Datenbank übersehen. Das Modul koordiniert die systematische Entfernung personenbezogener Daten über alle relevanten Systeme hinweg. Es prüft Aufbewahrungsfristen, berücksichtigt gesetzliche Ausnahmen und dokumentiert jeden Löschvorgang revisionssicher. So werden Anfragen fristgerecht bearbeitet und abgelaufene Datenbestände regelmäßig bereinigt, ohne dass manuelle Kontrollen durch alle Systeme notwendig sind.

Benefits

Rechtssicherheit durch lückenlose Einhaltung der DSGVO-Löschpflichten ohne manuelle Fehlerquellen

Schutz vor Bußgeldern und Haftungsrisiken durch fristgerechte, nachweisbare Datenlöschung

Zeitersparnis durch automatisierte Löschung über alle Systeme hinweg statt manueller Einzelbearbeitung

Vollständige Kontrolle und Transparenz über alle gelöschten Daten durch zentrale Dokumentation

Verlässliche Bearbeitung jeder Löschanfrage innerhalb der gesetzlichen Fristen ohne Verzögerung

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Datenschutzbeauftragte, Compliance-Teams und Legal-Abteilungen in Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten und DSGVO-konform handeln müssen. Sie eignet sich besonders für Organisationen, die regelmäßig Löschanfragen bearbeiten oder mit komplexen Datenlandschaften arbeiten, in denen manuelle Löschprozesse fehleranfällig und zeitaufwendig sind. Auch für kleinere Teams ohne dedizierte Compliance-Ressourcen bietet sie Sicherheit, da sie systematische Nachweisführung und Fristeneinhaltung gewährleistet und damit das Risiko kostspieliger Verstöße reduziert.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow zur automatischen Verarbeitung von Löschanfragen und Steuerung der systemübergreifenden Datenlöschung.

Airtable-Datenbank mit dokumentierten Aufbewahrungsfristen, Ausnahmetatbeständen und Systemzuordnungen pro Datenart.

Implementierte Schnittstellen zur automatischen Löschung personenbezogener Daten in Airtable und Google Analytics.

Protokollierungsmodul zur revisionssicheren Dokumentation aller Löschvorgänge mit Zeitstempel und betroffenen Datenfeldern.

Automatisierte Benachrichtigungslogik zur Information relevanter Fachbereiche nach abgeschlossener Löschung.

Konfigurierte Prüfroutine zur Identifikation gesetzlicher Aufbewahrungspflichten vor Ausführung der Löschung.

Investition

Die Investition richtet sich nach der Anzahl der anzubindenden Systeme, der Komplexität der Datenstrukturen und den spezifischen Anforderungen an Protokollierung und Nachweisführung. Je nach Umfang der zu verwaltenden Datenquellen und der notwendigen Anpassung an bestehende Compliance-Prozesse entsteht ein individueller Projektaufwand. Eine transparente Kostenschätzung erfolgt nach einer gemeinsamen Systemanalyse und Anforderungsklärung, sodass die Investition von Beginn an planbar bleibt.

FAQ

Welche Systeme können angebunden werden?

Das Modul arbeitet mit n8n, Airtable und Google Analytics. Weitere Systeme erfordern zusätzliche Anpassungen und sind nicht im Lieferumfang enthalten. Die Anbindung anderer Datenbanken oder CRM-Systeme muss separat geprüft werden.

Wer pflegt die Aufbewahrungsfristen ein?

Die Fristen müssen von Ihnen vorab definiert und manuell in Airtable hinterlegt werden. Das Modul wendet diese Fristen an, prüft aber nicht deren rechtliche Korrektheit. Eine regelmäßige Aktualisierung liegt in Ihrer Verantwortung.

Werden Ausnahmen automatisch erkannt?

Nein. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder Ausnahmetatbestände müssen von Ihnen vorab definiert und im System hinterlegt werden. Das Modul blockiert Löschungen nur, wenn diese Regeln korrekt eingepflegt sind.

Wie wird die Löschung nachgewiesen?

Jeder Vorgang wird mit Zeitstempel, betroffenen Datenfeldern und Systemen in Airtable protokolliert. Diese Dokumentation dient als interner Nachweis. Eine rechtssichere Archivierung liegt in Ihrem Verantwortungsbereich.

Was passiert bei Systemfehlern während der Löschung?

Bei Fehlern stoppt der Vorgang und Sie erhalten eine Benachrichtigung. Die Löschung muss dann manuell überprüft und nachgeholt werden. Eine automatische Wiederholung ist nicht vorgesehen.