Kurzbeschreibung

Viele Vorgänge bleiben liegen, weil Unterlagen fehlen. Kunden reichen Nachweise nicht ein, Partner vergessen angefragte Dokumente, und Anfragen können nicht weiterbearbeitet werden. Das führt zu Verzögerungen, manuellen Nachfassaktionen und unnötigem Aufwand im Tagesgeschäft. Das Modul sorgt dafür, dass fehlende Dokumente strukturiert angefordert und der Eingang nachverfolgt wird. Vorgänge bleiben nicht mehr unbearbeitet liegen, weil jemand vergessen hat nachzuhaken. Die Bearbeitung läuft schneller ab, und der administrative Aufwand für Rückfragen sinkt deutlich.

Benefits

Vorgangsbearbeitung läuft ohne manuelle Nachfassaktionen schneller durch, weil alle Unterlagen automatisch und fristgerecht beim Kunden angefordert werden.

Durchlaufzeiten sinken messbar, da fehlende Dokumente sofort systematisch nachgehalten werden, statt in E-Mail-Schleifen oder Support-Tickets zu versacken.

Kunden erhalten klare, nachvollziehbare Anforderungen mit Fristen und Zweck, was die Zusammenarbeit professioneller macht und Rückfragen reduziert.

Teams behalten den Überblick über ausstehende Unterlagen pro Vorgang, ohne Listen manuell pflegen oder Status einzeln prüfen zu müssen.

Bearbeitungskapazität wird frei, weil administrative Routineaufgaben wie Nachfassen, Dokumentieren und Statusaktualisierung wegfallen.

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Support- und Serviceteams, die regelmäßig mit unvollständigen Kundenanfragen arbeiten und manuell fehlende Unterlagen nachfordern müssen. Sie eignet sich für Backoffice-Mitarbeiter in Vertrieb, Vertragsmanagement oder Reklamationsbearbeitung, die Vorgänge oft nicht abschließen können, weil Dokumente fehlen. Besonders relevant ist sie für Teams, die mit hohem Anfragevolumen und zeitkritischen Prozessen umgehen und den administrativen Aufwand durch wiederholte Nachfassaktionen reduzieren möchten, ohne dabei die Kontrolle über den Bearbeitungsstand zu verlieren.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow zur automatisierten Dokumentanforderung mit Eingabeformular, Logik zur Fristprüfung und Statusverfolgung.

Strukturierte Airtable-Datenbank zur Verwaltung angeforderter Dokumente, Vorgänge, Kontaktdaten und Bearbeitungsstatus.

LLM-basierte Textbausteine für personalisierte Anforderungs-E-Mails, Erinnerungen und Bestätigungsnachrichten auf Basis von Vorgangsdaten.

E-Mail-Integration zur automatischen Versendung von Anforderungen, Eingangsbestätigungen und Erinnerungen an definierte Empfänger.

Cloud-Speicher-Anbindung zur strukturierten Ablage eingereichter Dokumente mit automatischer Zuordnung zu Vorgängen und Kontakten.

Dashboard-Ansicht in Airtable mit Filteroptionen für ausstehende Dokumente, Fristen und Bearbeitungsstatus pro Vorgang.

Investition

Die Investition für den Dokumentanforderung Bot richtet sich nach der Anzahl der Dokumententypen, der Komplexität der Anforderungslogik und der Anbindung an bestehende Ablagesysteme. Auch die gewünschte Sprachsteuerung und eventuelle Mehrsprachigkeit beeinflussen den Aufwand. Jedes Projekt wird individuell kalkuliert, basierend auf einem gemeinsamen Scoping-Gespräch. Sie erhalten vorab eine transparente Aufwandsschätzung, die alle Implementierungs- und Integrationsschritte umfasst.

FAQ

Welche Dokumente können über dieses Modul angefordert werden?

Grundsätzlich alle Unterlagen, die zur Weiterbearbeitung eines Vorgangs benötigt werden. Das umfasst etwa Verträge, Nachweise, Rechnungen, Fotos oder Formulare. Die konkrete Liste definieren Sie selbst und passen sie bei Bedarf an.

Müssen wir für jeden Vorgang manuell eine Anforderung auslösen?

Nein. Sie können Auslöser definieren, etwa wenn ein Vorgang einen bestimmten Status erreicht oder eine Checkliste unvollständig ist. Alternativ starten Sie Anforderungen auch manuell über eine Liste oder Maske.

Was passiert, wenn ein Kunde die Frist nicht einhält?

Das Modul erinnert automatisch nach definierten Intervallen. Es setzt jedoch keine rechtlichen Konsequenzen um. Wie Sie auf ausbleibende Rückmeldungen reagieren, bleibt Ihre Entscheidung und muss extern geregelt werden.

Können Kunden Dokumente direkt über eine eigene Plattform hochladen?

Ja, sofern Sie einen Cloud-Speicher mit freigebbaren Upload-Links nutzen. Alternativ erfolgt die Übermittlung per E-Mail. Eine eigene Kundenplattform oder ein Portal ist nicht Teil dieses Moduls.

Wie wird sichergestellt, dass eingegangene Dokumente dem richtigen Vorgang zugeordnet werden?

Das Modul arbeitet mit Referenznummern oder eindeutigen Links. Bei E-Mail-Eingang erfolgt eine automatische Zuordnung über Betreffzeilen oder Absenderadressen. Unklare Zuordnungen erfordern manuelle Prüfung.