Kurzbeschreibung

In vielen Unternehmen laufen gleichzeitig mehrere Projekte mit unterschiedlichen Fristen. Im laufenden Tagesgeschäft kann es passieren, dass wichtige Meilensteine aus dem Blick geraten oder erst kurz vor Ablauf bemerkt werden. Besonders wenn Verantwortlichkeiten auf verschiedene Personen verteilt sind, fehlt oft der gemeinsame Überblick über alle anstehenden Termine. Das Modul erfasst alle Projektfristen zentral und informiert die zuständigen Personen rechtzeitig vor Ablauf einer Deadline. Dadurch bleibt genug Zeit für notwendige Abstimmungen oder Korrekturen, bevor ein Termin kritisch wird. Überschrittene Fristen werden dokumentiert, sodass sich Muster erkennen und Planungen künftig realistischer gestalten lassen.

Benefits

Keine verpassten Deadlines mehr – du behältst jederzeit die Kontrolle über alle Termine und Meilensteine.

Frühe Warnungen geben dir den nötigen Handlungsspielraum, bevor ein Projekt in Verzug gerät.

Dein Team arbeitet fokussierter, weil klar ist, welche Aufgaben wirklich dringend sind.

Projektverantwortliche werden gezielt informiert – ohne ständige Nachfragen oder manuelle Nachverfolgung.

Ressourcen lassen sich präziser planen und auf kritische Projekte konzentrieren.

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Projektmanager, Team Leads und Operations-Verantwortliche, die mehrere Projekte oder Kampagnen parallel steuern und den Überblick über kritische Termine behalten müssen. Sie ist besonders wertvoll für Teams, die mit engen Zeitplänen arbeiten und deren Erfolg davon abhängt, dass Meilensteine nicht im Tagesgeschäft untergehen. Auch für dezentral organisierte Teams oder Agenturen, die verschiedene Stakeholder koordinieren, bietet sie Sicherheit durch proaktive Warnungen statt reaktivem Krisenmanagement.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow zur automatischen Überwachung von Projektfristen und Meilensteinen mit zeitbasierten Trigger-Mechanismen.

Airtable-Datenbank mit strukturierten Tabellen für Projekte, Deadlines, Verantwortliche, Prioritäten und Kommunikationskanäle.

Automatisierte Benachrichtigungslogik mit personalisierten Warnungen je nach definiertem Vorlauf und bevorzugtem Kommunikationskanal.

Dashboard-View in Airtable zur Anzeige aller laufenden Projekte sortiert nach Dringlichkeit und verbleibender Zeit.

Automatisch generierter Bericht zu überschrittenen oder gefährdeten Deadlines mit Dokumentation in Airtable.

Filteransicht für kritische Zeitfenster mit visueller Priorisierung nach Projektpriorität und Zeitstatus.

Investition

Die Investition für den Deadline Watcher richtet sich nach der Anzahl der zu überwachenden Projekte, der Komplexität Ihrer Deadline-Strukturen und dem gewünschten Detailgrad der Benachrichtigungslogik. Ausschlaggebend sind zudem die Anbindung an bestehende Projektmanagement-Systeme sowie individuelle Eskalationsstufen und Reportingwünsche. Nach einer gemeinsamen Bedarfsanalyse erhalten Sie eine transparente Kalkulation, die den tatsächlichen Implementierungsaufwand widerspiegelt und Ihnen eine verlässliche Planungsgrundlage bietet.

FAQ

Welche Projektdaten müssen bereits vorhanden sein?

Jede Aufgabe braucht mindestens eine Deadline, einen Status und eine Fortschrittsangabe. Abhängigkeiten und Verantwortliche sind optional, verbessern aber die Auswertung. Ohne saubere Datenpflege kann das Modul keine verlässlichen Ergebnisse liefern.

Wie oft werden Deadlines automatisch geprüft?

Die Prüfung erfolgt einmal täglich zu einer festgelegten Uhrzeit. Eine häufigere Prüfung ist möglich, erhöht jedoch die Systemlast. Echtzeit-Überwachung ist mit diesem Modul nicht vorgesehen.

Was passiert bei fehlerhaften oder unvollständigen Projektdaten?

Projekte ohne vollständige Informationen werden übersprungen und nicht überwacht. Ein wöchentlicher Bericht zeigt, welche Einträge ignoriert wurden. Die Datenqualität liegt in Ihrer Verantwortung.

Können Benachrichtigungen nachträglich angepasst oder gestoppt werden?

Ja, durch Änderung der Vorlaufzeit oder Priorität in Airtable. Bereits versendete Benachrichtigungen können nicht zurückgenommen werden. Änderungen wirken ab der nächsten Prüfung.

Funktioniert das Modul auch bei externen Projektteilnehmern?

Nur, wenn diese in Airtable als Verantwortliche erfasst sind und einen hinterlegten Kommunikationskanal besitzen. Externe Personen ohne Systemzugang erhalten keine Benachrichtigungen.