Kurzbeschreibung

In vielen Unternehmen bleibt die Dokumentation von Compliance-Aktivitäten eine manuelle Aufgabe: Entscheidungen werden in verschiedenen Systemen festgehalten, Begründungen gehen in E-Mail-Verläufen verloren, und im Prüfungsfall müssen Nachweise mühsam zusammengesucht werden. Fehlt dann eine Begründung oder ein Protokoll, entsteht ein Nachweis- und Haftungsrisiko. Das Modul erfasst fortlaufend alle relevanten Vorgänge, Entscheidungen und Kommunikationsprozesse mit den zugehörigen Informationen und stellt diese revisionssicher bereit. Verantwortliche erhalten sofort Hinweise, wenn Dokumentationen unvollständig sind. Bei Prüfungen oder Anfragen liegt die erforderliche Nachweiskette vollständig vor.

Benefits

Rechtssicherheit durch lückenlose, revisionssichere Nachweisführung bei Audits und behördlichen Prüfungen

Minimierung von Haftungsrisiken durch vollständige Dokumentation aller Compliance-relevanten Entscheidungen und deren Begründungen

Deutliche Zeitersparnis durch Wegfall manueller Dokumentations- und Archivierungsaufwände

Sofortige Verfügbarkeit aller Nachweise ohne aufwändige Recherche in verschiedenen Systemen

Frühzeitige Risikoerkennung durch automatische Hinweise auf Dokumentationslücken

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Compliance-Beauftragte, Rechtsabteilungen und Geschäftsführungen in regulierten Branchen, die lückenlose Nachweispflichten erfüllen müssen. Besonders relevant ist sie für Teams, die bisher manuelle Dokumentationsprozesse pflegen und bei Audits oder Prüfungen schnell belastbare Nachweise vorlegen müssen. Auch Datenschutzbeauftragte und interne Revisoren profitieren, wenn sie wiederkehrende Aktivitäten rechtssicher erfassen und im Ernstfall transparent nachvollziehen wollen. Geeignet für Organisationen, die Compliance als Risikofaktor erkannt haben und Dokumentationslücken systematisch schließen möchten.

Lieferumfang

Vorkonfiguriertes n8n-Workflow-Modul zur automatisierten Erfassung und strukturierten Ablage von Compliance-Aktivitäten mit Zeitstempel und Verantwortlichenzuordnung.

Airtable-Datenbankstruktur mit definierten Feldern für Aktivitäten, Entscheidungen, rechtliche Anforderungen und Verknüpfungen zu Kommunikationsinhalten.

LLM-gestützte Logik zur automatischen Extraktion, Kategorisierung und Verknüpfung von Compliance-relevanten Informationen aus eingehenden Daten.

Google Drive-Ordnerstruktur zur revisionssicheren Archivierung aller dokumentierten Vorgänge mit automatischer Versionierung und Zugriffskontrolle.

Automatisierter Prüfbericht als exportfähiges Dokument mit filterbaren Zeiträumen, Aktivitätstypen und zugehörigen Nachweisen.

Slack-Integration mit konfigurierten Warnmeldungen bei fehlenden oder unvollständigen Dokumentationen sowie definierten Schwellenwerten.

Investition

Die Investition für den Compliance Dokumentation Bot richtet sich nach dem Umfang der zu dokumentierenden Prozesse, der Anzahl involvierter Systeme und den spezifischen Anforderungen an Revisionssicherheit in Ihrem Unternehmen. Ausschlaggebend sind zudem die Komplexität der Compliance-Vorgaben, die Tiefe der Integration in bestehende Ablagestrukturen sowie eventuelle Anpassungen an branchenspezifische Standards. Nach einer initialen Prozessanalyse erhalten Sie eine transparente, auf Ihre Situation abgestimmte Kalkulation ohne versteckte Positionen.

FAQ

Welche Systeme müssen wir dafür bereits nutzen?

Airtable als Datenbank und Google Drive als Ablage sind erforderlich. Slack ist optional für Benachrichtigungen. Die Automatisierung verbindet diese Systeme miteinander.

Wer trägt Daten in das System ein?

Ihre Mitarbeitenden erfassen Aktivitäten manuell in vorgegebenen Formularen. Die Automatisierung strukturiert und archiviert diese Einträge. Ohne Eingabe keine Dokumentation.

Ersetzt das eine rechtliche Prüfung durch Fachpersonal?

Nein. Das Modul dokumentiert nur vorhandene Prozesse. Die rechtliche Bewertung und Verantwortung bleibt bei Ihnen oder Ihrem Rechtsbeistand.

Kann das System individuelle Vorschriften berücksichtigen?

Ja, durch Anpassung der Dokumentationsfelder und Kategorien. Sie definieren, welche Anforderungen erfasst werden. Die Struktur wird auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.

Was passiert bei nachträglichen Änderungen an Einträgen?

Jede Änderung wird mit Zeitstempel und Person protokolliert. Originaleinträge bleiben erhalten. So entsteht eine nachvollziehbare Änderungshistorie für Prüfungen.