Kurzbeschreibung

In vielen Teams werden Arbeitszeiten noch in unterschiedlichen Formaten dokumentiert – manche nutzen Tabellen, andere notieren sich Zeiten händisch oder gar nicht. Das führt regelmäßig zu Lücken in der Dokumentation und macht es schwer, den tatsächlichen Aufwand für Projekte oder Aufgaben nachzuvollziehen. Spätestens bei Abrechnungen, Controllingberichten oder gesetzlichen Nachweispflichten wird der Aufwand für nachträgliche Recherchen spürbar. Das Modul schafft einen einheitlichen Weg, mit dem alle Mitarbeiter ihre Zeiten gleich erfassen können. Die Einträge sind strukturiert, zentral verfügbar und lassen sich direkt für Auswertungen verwenden – ohne dass zusätzliche Abstimmungsrunden oder manuelle Zusammenführung nötig werden.

Benefits

Vollständige Transparenz über geleistete Arbeitsstunden ohne manuellen Aufwand

Fehlerfreie Zeiterfassung durch standardisierte Prozesse statt uneinheitlicher Tabellen

Sofortige Verfügbarkeit aller Daten für Abrechnung und Controlling

Rechtssichere Dokumentation ohne nachträglichen Administrationsaufwand

Verlässliche Grundlage für Projektplanung durch konsistente Datenerfassung

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Teamleiter, Projektmanager und Personalabteilungen in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen, die eine einfache und verlässliche Zeiterfassung ohne teure HR-Software benötigen. Sie ist besonders relevant für Teams, die projektbasiert arbeiten, ihre Zeiten transparent dokumentieren müssen oder gesetzliche Nachweispflichten erfüllen wollen. Auch für Mitarbeiter selbst wird die Erfassung einfacher, da sie ihre Stunden direkt über Slack melden können, ohne Listen oder Formulare manuell zu pflegen.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow zur automatisierten Erfassung und Verarbeitung von Arbeitszeitdaten aus Slack-Eingaben.

Airtable-Datenbank mit vorbereiteter Struktur für Mitarbeiter, Projekte, Tätigkeiten und Zeiteinträge.

Slack-Integration mit eingerichtetem Formular zur einfachen Eingabe von Arbeitszeiten durch Mitarbeiter.

Automatisierte Verknüpfung von Zeiteinträgen mit Mitarbeitern, Projekten und Tätigkeiten in Airtable.

Vorkonfigurierte Airtable-Views für individuelle Mitarbeiterübersichten und teamweite Zeitauswertungen.

Exportfunktion für alle erfassten Zeitdaten im einheitlichen CSV-Format.

Investition

Die Investition für den Arbeitszeiterfassung Bot richtet sich nach der Anzahl der Mitarbeiter, der gewünschten Datenstruktur in Airtable sowie eventuellen Erweiterungen wie zusätzliche Schnittstellen oder individuellen Auswertungslogiken. Jede Implementierung wird vorab technisch bewertet und transparent kalkuliert. So erhalten Sie eine klare Grundlage für Ihre Entscheidung – ohne versteckte Kosten oder nachträgliche Überraschungen.

FAQ

Müssen Mitarbeiter täglich selbst Zeiten eintragen?

Ja. Jeder Mitarbeiter trägt seine Zeiten eigenständig ein. Eine automatische Erfassung über Sensoren oder Login-Zeiten ist nicht vorgesehen. Die Eingabe erfolgt über Slack.

Kann das Modul nachträglich Zeiten korrigieren?

Nachträgliche Korrekturen sind möglich, müssen aber manuell in Airtable vorgenommen werden. Eine Korrektur-Funktion direkt über Slack ist nicht standardmäßig enthalten.

Werden Pausen automatisch abgezogen?

Nein. Pausen werden nicht automatisch berechnet. Mitarbeiter müssen Pausen entweder separat erfassen oder bereits bei der Eingabe von Beginn und Ende berücksichtigen.

Kann das System rechtssichere Arbeitszeitnachweise erstellen?

Das Modul dokumentiert Zeiteinträge strukturiert. Ob diese rechtssicher sind, hängt von Ihrer Prüfung, Freigabeprozessen und eventuell nötigen Ergänzungen ab.

Funktioniert das Modul auch ohne Slack?

Nein. Die Eingabe erfolgt über Slack. Ohne Slack müssten Einträge direkt in Airtable vorgenommen werden, dann entfällt die automatisierte Erfassung.