Kurzbeschreibung

Wenn Anfragen, Aufträge oder Briefings eingehen, entsteht häufig Unklarheit darüber, wer sich darum kümmert. Die manuelle Verteilung kostet Zeit, führt zu Rückfragen und verzögert den Start der eigentlichen Arbeit. Besonders bei wechselnden Zuständigkeiten oder unterschiedlicher Auslastung im Team wird die Zuordnung zur Fehlerquelle. Das Modul ordnet jedes eingehende Arbeitspaket automatisch der zuständigen Person oder dem passenden Team zu – basierend auf Thema, Priorität und aktueller Verfügbarkeit. Alle Beteiligten erhalten eine klare Benachrichtigung, der Verteilungsstatus bleibt nachvollziehbar und die Arbeit kann ohne Verzögerung beginnen.

Benefits

Keine Wartezeit mehr durch unklare Zuständigkeiten – jedes Arbeitspaket landet sofort beim richtigen Ansprechpartner.

Gleichmäßige Auslastung im Team durch automatische Berücksichtigung von Verfügbarkeit und Kapazität.

Höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit durch sofortige, kriterienbasierte Zuweisung ohne manuelle Abstimmung.

Volle Transparenz über den Verteilungsstatus und die Zuordnungshistorie aller Arbeitspakete.

Weniger Reibungsverluste und Missverständnisse durch klare, nachvollziehbare Verantwortlichkeiten.

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Teamleiter, Projektmanager und Operations-Verantwortliche in Marketing-, Service- oder Projektteams, die täglich mit eingehenden Anfragen, Aufträgen oder Briefings umgehen. Sie ist besonders relevant für Teams ab fünf Personen, in denen manuelle Zuordnung zu Verzögerungen, unklaren Zuständigkeiten oder ungleicher Auslastung führt. Geeignet für alle, die wiederkehrende Verteilungsprozesse strukturieren und transparenter machen wollen – ohne ständig manuell eingreifen zu müssen.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow mit Logik zur automatischen Zuordnung von Arbeitspaketen basierend auf Thema, Priorität und Verfügbarkeit.

Airtable-Datenbank mit strukturierten Tabellen für Arbeitspakete, Zuständigkeiten, Teamkapazitäten und Verteilungshistorie.

LLM-basierte Kategorisierung und Klassifizierung eingehender Arbeitspakete zur Ermittlung des passenden Themenbereichs.

Benachrichtigungsmodul mit konfigurierten Templates für automatische Zuweisung per E-Mail oder Slack.

Airtable-Dashboard mit Echtzeitübersicht über Verteilungsstatus, aktuelle Auslastung und offene Arbeitspakete.

Dokumentierte Zuordnungshistorie mit Zeitstempel, Kriterien und verantwortlicher Person je Arbeitspaket.

Investition

Die Investition richtet sich nach der Anzahl der Verteilkriterien, der Komplexität der Zuordnungslogik und der Anbindung an bestehende Systeme wie CRM oder Projektmanagement-Tools. Je nach Umfang der Regelwerke und notwendiger Anpassungen an interne Prozesse variiert der Aufwand. Wir erstellen nach einer gemeinsamen Analyse ein transparentes Angebot, das alle Leistungen und technischen Abhängigkeiten berücksichtigt. So bleibt die Investition kalkulierbar und an Ihren tatsächlichen Bedarf angepasst.

FAQ

Welche Voraussetzungen brauchen wir für den Start?

Eine klare Aufgabenstruktur und dokumentierte Zuständigkeiten müssen vorhanden sein. Außerdem benötigen Sie Zugriff auf Airtable und eine Liste aller Personen mit ihren Verantwortungsbereichen. Ohne diese Grundlagen funktioniert die Verteilung nicht zuverlässig.

Wer pflegt die Zuständigkeiten und Verfügbarkeiten ein?

Das bleibt in Ihrer Verantwortung. Die Automatisierung verteilt nur auf Basis der hinterlegten Daten. Sind diese veraltet oder unvollständig, entstehen Fehlzuordnungen. Regelmäßige Pflege ist notwendig.

Kann das Modul komplexe Sonderfälle selbst entscheiden?

Nein. Die Verteilung folgt festgelegten Regeln und Kriterien. Sonderfälle, Ausnahmen oder Konflikte müssen manuell behandelt werden. Die Automatisierung ersetzt keine inhaltliche Entscheidung.

Was passiert bei unklaren oder mehrdeutigen Arbeitspaketen?

Solche Fälle werden markiert und zur manuellen Klärung vorgelegt. Die Automatisierung kann keine Interpretation leisten. Je präziser die Eingaben, desto seltener treten solche Situationen auf.

Wie aufwendig ist die laufende Betreuung danach?

Sie müssen Zuständigkeiten aktualisieren, Regeln bei Bedarf anpassen und gelegentlich die Verteilungslogik prüfen. Der Aufwand hängt davon ab, wie stabil Ihre Teamstruktur ist.