Kurzbeschreibung

Bei der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen gehen oft mehrere Angebote von verschiedenen Lieferanten ein. Diese manuell zu vergleichen kostet Zeit, und wichtige Unterschiede bei Preis, Lieferzeit oder Leistungsumfang werden leicht übersehen. Ohne einheitliche Bewertungskriterien fällt es schwer, nachvollziehbar zu begründen, warum ein bestimmtes Angebot ausgewählt wurde. Das Modul erfasst alle eingehenden Angebote nach denselben Kriterien und erstellt automatisch eine Vergleichsübersicht. Auf Basis definierter Gewichtungen wird eine objektive Bewertung berechnet, die eine fundierte Entscheidung erleichtert und den Aufwand bei der Angebotsprüfung deutlich reduziert.

Benefits

Beschaffungsentscheidungen werden in einem Bruchteil der Zeit getroffen, ohne Qualitätsverlust bei der Bewertung.

Keine wichtigen Vergleichskriterien werden mehr übersehen oder vergessen.

Alle Angebote werden nach denselben Maßstäben bewertet, ohne subjektive Verzerrungen.

Die Entscheidungsgrundlage ist jederzeit nachvollziehbar und dokumentiert.

Ressourcen werden von Routinearbeit befreit und können strategisch eingesetzt werden.

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Einkaufs- und Beschaffungsteams, Projektleiter sowie Geschäftsführer kleinerer Unternehmen, die regelmäßig Angebote von Dienstleistern oder Lieferanten bewerten müssen. Besonders geeignet für Organisationen, die bisher Angebote manuell in Tabellen vergleichen oder wichtige Kriterien unsystematisch gewichten. Der Bot unterstützt alle, die Beschaffungsentscheidungen nachvollziehbar dokumentieren, Vergleichszeit reduzieren und durch strukturierte Bewertung objektivere Auswahlprozesse etablieren möchten. Keine Vorkenntnisse in Automatisierung erforderlich.

Lieferumfang

Vorkonfiguriertes n8n-Workflow-Modul zur strukturierten Erfassung und Verarbeitung eingehender Angebote mit definierten Bewertungskriterien.

Airtable-Datenbank mit vorbereiteten Tabellen für Angebote, Anbieter, Bewertungskriterien und Gewichtungen.

Automatisierte Vergleichslogik zur Berechnung gewichteter Gesamtbewertungen je Angebot basierend auf hinterlegten Kriterien.

LLM-gestützte Auswertungskomponente zur Analyse qualitativer Angebotsinhalte und Generierung einer strukturierten Empfehlung.

Übersichtliche Vergleichsansicht in Airtable mit nebeneinander dargestellten Angebotsdaten, Bewertungen und Ranking.

Dokumentation der Konfigurationsparameter für Gewichtungen, Ausschlusskriterien und Bewertungslogik.

Investition

Die Investition für dieses Modul richtet sich nach der Anzahl und Komplexität der zu vergleichenden Kriterien, der gewünschten Bewertungslogik sowie der Integration in bestehende Beschaffungs- oder ERP-Systeme. Auch der Umfang der Datenquellen und die Anforderungen an Auswertungen und Reporting beeinflussen den Aufwand. Wir erstellen nach einer gemeinsamen Anforderungsanalyse ein verbindliches Angebot, das alle Leistungen transparent abbildet und eine planbare Budgetierung ermöglicht.

FAQ

Welche Angebotsformate können verarbeitet werden?

Die Automatisierung erfasst PDF-Angebote, E-Mails und strukturierte Dateien. Handschriftliche Dokumente oder stark abweichende Formate erfordern manuelle Nacharbeit. Die Qualität der automatischen Extraktion hängt von der Lesbarkeit und Struktur der Angebote ab.

Müssen wir die Gewichtungskriterien selbst festlegen?

Ja. Die Festlegung und Gewichtung der Bewertungskriterien erfolgt durch Sie. Die Automatisierung wendet diese Vorgaben dann konsistent auf alle Angebote an. Ohne definierte Kriterien ist keine sinnvolle Bewertung möglich.

Wie zuverlässig ist die automatische Empfehlung?

Die Empfehlung basiert ausschließlich auf den von Ihnen definierten Kriterien und deren Gewichtung. Qualitative Faktoren, Verhandlungsspielräume oder strategische Überlegungen berücksichtigt das System nicht. Die finale Entscheidung liegt bei Ihnen.

Was passiert bei unvollständigen Angebotsinformationen?

Fehlende Informationen werden gekennzeichnet. Sie entscheiden, ob das Angebot nachgebessert, mit Standardwerten ergänzt oder aus dem Vergleich ausgeschlossen wird. Vollständige Angaben liefern verlässlichere Vergleichsergebnisse.

Lassen sich Bewertungskriterien nachträglich anpassen?

Ja, Kriterien und Gewichtungen können jederzeit geändert werden. Bestehende Auswertungen bleiben unverändert. Eine Neuberechnung mit angepassten Parametern ist möglich, wenn die Ausgangsdaten noch vorliegen.