Kurzbeschreibung

Wenn Mitarbeiter im Urlaub oder krank sind, laufen Anfragen per E-Mail oder über andere Kanäle trotzdem weiter ein. Ohne klare Vertretungsregelung bleiben diese Nachrichten oft tagelang unbeantwortet, Kunden warten vergeblich auf Rückmeldung und wichtige Vorgänge geraten ins Stocken. Das Modul sorgt dafür, dass jede eingehende Nachricht während der Abwesenheit erfasst und an die zuständige Vertretung weitergeleitet wird. Gleichzeitig erhalten Absender eine automatische Antwort mit den Kontaktdaten der Vertretung, sodass die Kommunikation ohne Unterbrechung weiterlaufen kann.

Benefits

Keine verlorenen Anfragen mehr – jede Nachricht wird erfasst und an die richtige Person weitergeleitet

Professionelle Außenwirkung durch sofortige, transparente Rückmeldung an Kunden und Partner

Nahtlose Übergabe ohne manuelle Abstimmung – Vertretungen erhalten alle relevanten Informationen automatisch

Volle Transparenz nach der Rückkehr – vollständiger Überblick über alle Vorgänge während der Abwesenheit

Weniger Rückfragen und Klärungsbedarf durch klare Kommunikation von Zuständigkeiten

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Teamleiter, Office Manager und HR-Verantwortliche, die sicherstellen müssen, dass Kundenanfragen und interne Anliegen auch während Urlaubs- oder Krankheitszeiten zuverlässig bearbeitet werden. Besonders relevant für Teams mit hohem E-Mail-Aufkommen, Kundenservice-Abteilungen oder dezentral arbeitende Organisationen, in denen klare Vertretungsregelungen geschäftskritisch sind. Auch für kleinere Unternehmen ohne dedizierte IT-Abteilung geeignet, die manuelle Weiterleitungen vermeiden und Kommunikationslücken professionell schließen möchten.

Lieferumfang

Vorkonfigurierter n8n-Workflow zur automatischen Prüfung des Abwesenheitsstatus und Weiterleitung eingehender Nachrichten an die zuständige Vertretung.

Airtable-Datenbank mit vordefinierter Struktur zur Erfassung von Abwesenheiten, Vertretungsregelungen und eingehenden Anfragen.

Automatisierte E-Mail-Antwortvorlage mit Platzhaltern für Vertretungskontaktdaten und Abwesenheitsinformationen.

Integration zwischen n8n, E-Mail-System und Kalender-System zur zeitbasierten Aktivierung und Deaktivierung der Weiterleitung.

Dashboard in Airtable zur Übersicht aller weitergeleiteten Anfragen mit Zeitstempel, Absender und Bearbeitungsstatus.

Benachrichtigungslogik in n8n zur Information der Vertretungsperson über neue Anfragen inklusive aller relevanten Nachrichteninhalte.

Investition

Die Investition für den Abwesenheitsvertretungs Bot richtet sich nach der Anzahl der anzubindenden E-Mail-Konten, der Komplexität der Vertretungslogik sowie der gewünschten Integration in bestehende Kalender- und Verwaltungssysteme. Jede Implementierung wird individuell bewertet, da Faktoren wie bestehende Systemlandschaft, Anforderungen an die Regellogik und Umfang der Schnittstellen variieren. Nach einer gemeinsamen Analyse erhalten Sie eine transparente Kalkulation, die alle technischen und organisatorischen Aspekte berücksichtigt und Ihnen eine verlässliche Planungsgrundlage bietet.

FAQ

Welche E-Mail-Systeme werden unterstützt?

Das Modul ist auf gängige IMAP/SMTP-fähige Systeme ausgelegt. Ob Ihr konkretes System kompatibel ist, muss vorab geprüft werden. Proprietäre oder stark abgeschottete Systeme können Einschränkungen mit sich bringen.

Muss die Vertretung manuell konfiguriert werden?

Ja. Für jeden Abwesenheitszeitraum müssen Name, Kontaktdaten und Zeitraum hinterlegt werden. Eine automatische Erkennung aus Kalendern oder Organigrammen ist nicht vorgesehen.

Funktioniert das Modul auch bei Teilabwesenheit?

Das Modul arbeitet zeitraumbasiert. Teilabwesenheit oder stundenweise Vertretungen müssen separat angelegt werden. Eine gleichzeitige Verteilung auf mehrere Personen ist nicht vorgesehen.

Werden alle Nachrichtenkanäle automatisch überwacht?

Nein. Jeder Kanal muss einzeln angebunden und konfiguriert werden. Die technische Anbindung hängt von den vorhandenen Schnittstellen ab. Nicht alle Kanäle lassen sich gleich gut integrieren.

Was passiert bei Rückkehr des Mitarbeiters?

Die Weiterleitung stoppt automatisch nach dem eingetragenen Enddatum. Die Übersicht bleibt einsehbar. Eine Nachbearbeitung oder Statusaktualisierung muss manuell erfolgen.