Kurzbeschreibung

Viele Unternehmen verlieren den Überblick über laufende Verträge mit Lieferanten, Dienstleistern oder Vermietern. Kündigungsfristen werden übersehen, Verträge verlängern sich automatisch zu ungünstigen Konditionen, oder wichtige Neuverhandlungen finden nicht rechtzeitig statt. Besonders in gewachsenen Strukturen mit dezentraler Vertragsverwaltung fehlt oft ein zentraler Mechanismus, der kritische Termine frühzeitig sichtbar macht. Das Modul schafft Transparenz über alle Vertragslaufzeiten und stellt sicher, dass verantwortliche Personen rechtzeitig informiert werden, bevor Fristen ablaufen. So entsteht ausreichend Zeit für strategische Entscheidungen über Verlängerungen, Kündigungen oder Nachverhandlungen, ohne dass durch versäumte Termine unnötige Kosten entstehen.

Benefits

Nie wieder Fristen verpassen und dadurch ungewollte Vertragsverlängerungen oder Mehrkosten vermeiden.

Vollständige Transparenz über alle Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen an einem zentralen Ort.

Rechtzeitige Entscheidungsgrundlage für strategische Neuverhandlungen oder Kündigungen.

Automatische Risikoerkennung bei kritischen Vertragsfristen ohne manuelles Monitoring.

Schutz vor finanziellen Nachteilen durch versäumte Kündigungstermine.

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Legal-Teams, Einkaufsabteilungen, Office Manager und Geschäftsführer in kleinen bis mittelständischen Unternehmen, die mehrere laufende Verträge verantworten. Sie ist besonders wertvoll für Organisationen ohne dediziertes Vertragsmanagement-System, in denen Kündigungsfristen bisher manuell nachgehalten werden oder bereits Fristen verpasst wurden. Die Lösung eignet sich für Teams, die zentrale Transparenz über Vertragslaufzeiten benötigen und proaktive Entscheidungen über Verlängerungen oder Kündigungen treffen möchten, ohne auf kostspielige Enterprise-Software angewiesen zu sein.

Lieferumfang

Vorkonfigurierte Airtable-Datenbank zur Verwaltung aller Verträge mit Feldern für Vertragspartner, Laufzeitende, Kündigungsfrist und Verantwortliche.

Automatisierter n8n-Workflow zur täglichen Prüfung aller Verträge und Berechnung verbleibender Tage bis Kündigungsfrist und Vertragsende.

E-Mail-Benachrichtigungsvorlage mit dynamischer Befüllung aller relevanten Vertragsinformationen für die zuständigen Empfänger.

Kalenderintegration zur automatischen Eintragung kritischer Fristen und Kündigungstermine in das Kalendersystem der Verantwortlichen.

Dashboard-Ansicht in Airtable zur Übersicht aller Verträge mit farblicher Kennzeichnung nach Dringlichkeit und verbleibenden Tagen.

Dokumentierte Konfigurationsanleitung zur Anpassung von Vorlaufzeiten, Erinnerungsintervallen und Empfängergruppen.

Investition

Die Investition richtet sich nach der Anzahl zu überwachender Verträge, der Komplexität Ihrer Fristensystematik und der gewünschten Tiefe der Integration in bestehende Kalender- und Dokumentensysteme. Umfang und Aufwand werden vorab gemeinsam ermittelt und transparent kalkuliert. Sie erhalten ein individuelles Angebot auf Basis Ihrer spezifischen Anforderungen – ohne versteckte Kosten, klar strukturiert und nachvollziehbar.

FAQ

Müssen alle Verträge manuell eingepflegt werden?

Ja. Die Vertragsdaten werden einmalig von Ihnen in Airtable erfasst. Danach arbeitet die Automatisierung mit diesen Daten. Es erfolgt keine automatische Übernahme aus bestehenden Systemen.

Was passiert, wenn sich Vertragsdetails ändern?

Sie müssen die Änderung manuell in Airtable nachtragen. Die Automatisierung passt dann die Erinnerungen entsprechend an. Ohne manuelle Pflege arbeitet sie mit veralteten Daten.

Werden Erinnerungen automatisch wiederholt?

Das hängt von der Konfiguration ab. Standardmäßig erfolgt eine Erinnerung zum festgelegten Zeitpunkt. Wiederholungen können bei Bedarf zusätzlich eingerichtet werden.

Funktioniert das Modul auch ohne n8n?

Nein. n8n steuert die Prüfung der Fristen und den Versand der Erinnerungen. Ohne diese Plattform läuft die Automatisierung nicht.

Wie genau sind die Fristenberechnungen?

Die Berechnung basiert auf den von Ihnen eingetragenen Daten. Fehlerhafte Eingaben führen zu falschen Erinnerungen. Eine rechtliche Prüfung der Fristen erfolgt nicht.