Kurzbeschreibung

Wenn Interessenten Kontakt aufnehmen, beginnt oft ein zeitraubendes Hin und Her: Terminvorschläge werden per E-Mail ausgetauscht, Kalender manuell abgeglichen, Verfügbarkeiten geprüft. Bis ein Termin steht, vergehen oft mehrere Tage – Zeit, in der das Interesse nachlassen kann und in der das Team mit Koordinationsaufgaben gebunden ist. Das Modul ermöglicht die direkte Terminbuchung durch den Interessenten selbst. Verfügbare Zeitfenster werden automatisch angezeigt, gebuchte Termine landen sofort im Kalender, und Bestätigungen sowie Erinnerungen gehen ohne weiteres Zutun raus. Das verkürzt die Zeit bis zum ersten Gespräch und entlastet das Team von wiederkehrender Abstimmungsarbeit.

Benefits

Interessenten buchen sofort – ohne Wartezeit auf Rückmeldung oder manuelle Abstimmung

Termine landen automatisch im richtigen Kalender – ohne Doppelbuchungen oder Koordinationsaufwand

Weniger ausgefallene Termine durch rechtzeitige Erinnerungen an beide Seiten

Mehr qualifizierte Gespräche durch vorbereitende Fragen direkt bei der Buchung

Kein administrativer Aufwand mehr für Terminabstimmung, Bestätigungen oder Follow-ups

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Vertriebsteams, Berater und Marketing-Verantwortliche in wachsenden B2B-Unternehmen, die regelmäßig qualifizierte Erstgespräche führen und dabei manuelle Terminabstimmung vermeiden möchten. Besonders relevant ist sie für Teams, die auf schnelle Reaktionszeiten setzen und ihre Conversion-Rate zwischen Lead-Generierung und tatsächlichem Gesprächstermin erhöhen wollen. Auch Einzelunternehmer und kleinere Agenturen profitieren, wenn sie ihre Verfügbarkeit professionell darstellen und gleichzeitig administrative Schleifen reduzieren möchten.

Lieferumfang

Eine vorkonfigurierte n8n-Workflow-Struktur zur automatisierten Terminbuchung mit Kalenderanbindung und Benachrichtigungslogik.

Eine Airtable-Datenbank mit vorbereiteten Feldern für Kontaktdaten, Termintypen, Buchungsstatus und Gesprächsnotizen.

Eine bidirektionale Synchronisationsschnittstelle zwischen n8n und Google Calendar für Echtzeit-Verfügbarkeitsprüfung und Termineinträge.

Zwei E-Mail-Templates für automatisierte Terminbestätigung und Erinnerungsnachricht mit Platzhaltern für personalisierte Daten.

Eine konfigurierte Zeitsteuerung für automatische Erinnerungen 24 Stunden vor dem vereinbarten Termin.

Eine dokumentierte Systemstruktur mit Datenflussbeschreibung und Erläuterung der einzelnen Workflow-Schritte.

Investition

Die Investition richtet sich nach der Anzahl der zu integrierenden Kalendersysteme, der Komplexität der Terminlogik sowie eventuell erforderlicher Schnittstellen zu bestehenden CRM- oder Marketing-Plattformen. Jedes Projekt wird individuell bewertet, sodass Sie eine transparente Kalkulation erhalten, die genau auf Ihren Anwendungsfall zugeschnitten ist. Die Umsetzung erfolgt in klar definierten Schritten mit planbarem Aufwand und nachvollziehbarer Kostenkontrolle.

FAQ

Muss unser Team die Kalender manuell pflegen?

Nein. Die Synchronisation mit Google Calendar erfolgt automatisch. Ihr Team trägt Verfügbarkeiten wie gewohnt ein, die Automation greift darauf zu. Blockierte Zeiten werden nicht zur Buchung angeboten.

Können wir verschiedene Terminarten gleichzeitig anbieten?

Ja. Unterschiedliche Termintypen mit eigenen Dauern, Fragebögen und Kalendern sind umsetzbar. Die Logik lässt sich modular erweitern, wenn neue Gesprächsformate hinzukommen.

Was passiert bei kurzfristigen Absagen oder Verschiebungen?

Absagen oder Änderungen müssen derzeit manuell erfolgen. Eine vollautomatische Umbuchung durch den Interessenten ist im Standard nicht enthalten, kann jedoch nachträglich ergänzt werden.

Wie verhindern wir Spam-Buchungen oder unqualifizierte Anfragen?

Qualifikationsfragen können vorgeschaltet werden. Die Automation wertet Antworten aus und zeigt Terminslots nur bei passenden Eingaben. Vollständige Spam-Prävention erfordert zusätzliche Maßnahmen.

Funktioniert das auch mit mehreren Beratern gleichzeitig?

Ja. Mehrere Kalender können eingebunden werden. Die Automation prüft alle Verfügbarkeiten und verteilt Buchungen nach definierten Regeln oder Auslastung.