Kurzbeschreibung

Viele Unternehmen verlieren den Überblick über laufende Abonnements und Verträge. Kündigungsfristen werden übersehen, Verträge verlängern sich automatisch, obwohl der Bedarf längst weggefallen ist. Die Folge sind unnötige Ausgaben, die sich über Monate unbemerkt summieren. Das Modul erfasst alle aktiven Abonnements zentral und meldet sich rechtzeitig vor wichtigen Fristen. So bleibt genug Zeit, um bewusst zu entscheiden, welche Verträge fortgesetzt werden sollen und welche nicht mehr benötigt werden.

Benefits

Keine versäumten Kündigungsfristen mehr – du behältst die volle Kontrolle über alle Vertragsenden und entscheidest rechtzeitig.

Deutliche Kostenreduktion durch Vermeidung ungewollter Vertragsverlängerungen und automatischer Abbuchungen.

Vollständige Übersicht über alle laufenden Verpflichtungen ohne manuelles Nachhalten in Tabellen oder Kalendern.

Planbare Budgets durch transparente Darstellung wiederkehrender Ausgaben und rechtzeitige Handlungsoptionen.

Zeitersparnis durch automatisierte Überwachung statt manueller Prüfung einzelner Vertragsunterlagen.

Für wen ist es nützlich

Diese Automatisierung richtet sich an Selbstständige, kleine Teams und Unternehmen, die mehrere Abonnements und Verträge parallel verwalten und den Überblick über Kündigungsfristen behalten müssen. Besonders relevant für Office Manager, Finanzverantwortliche und Geschäftsführer, die unnötige Kosten durch ungewollte Vertragsverlängerungen vermeiden wollen. Auch für Privatpersonen geeignet, die ihre persönlichen Abonnements strukturiert überwachen möchten, ohne wiederkehrend manuell Fristen zu prüfen oder wichtige Kündigungstermine zu verpassen.

Lieferumfang

Vorkonfigurierte Airtable-Datenbank zur strukturierten Erfassung aller Abonnements mit Feldern für Name, Startdatum, Kündigungsfrist, Verlängerungstermin, Kosten und Erinnerungsvorlauf.

Fertig eingerichteter n8n-Workflow zur automatischen Berechnung von Kündigungsfristen und Überwachung aller hinterlegten Verträge auf bevorstehende Deadlines.

E-Mail-Benachrichtigungssystem mit vorkonfigurierten Vorlagen für rechtzeitige Erinnerungen vor Ablauf der Kündigungsfristen.

Kalenderintegration zur automatischen Erstellung von Terminen für Kündigungsfristen und Vertragsverlängerungszeitpunkte.

Dashboard-Ansicht in Airtable mit vordefinierten Filtern und Sortierungen zur schnellen Übersicht über aktive, auslaufende und gekündigte Abonnements.

Dokumentationssystem für gekündigte Verträge mit Statusverfolgung von Kündigungsbestätigung bis tatsächlichem Vertragsende.

Investition

Die Investition richtet sich nach der Anzahl der zu überwachenden Abonnements, der gewünschten Erinnerungslogik und der Integration in Ihre bestehenden Kalender- und E-Mail-Systeme. Individuelle Anpassungen bei der Datenstruktur in Airtable sowie spezifische Eskalationsstufen beeinflussen den Projektumfang. Nach gemeinsamer Anforderungsanalyse erhalten Sie eine transparente Kalkulation, die alle Implementierungs- und Konfigurationsleistungen abbildet.

FAQ

Muss ich alle Verträge neu erfassen?

Ja. Beim Einrichten müssen alle relevanten Abonnements mit ihren Daten manuell in Airtable eingepflegt werden. Diese einmalige Erfassung bildet die Grundlage für alle weiteren Überwachungen. Änderungen an bestehenden Verträgen tragen Sie später selbst nach.

Erkennt das System automatisch neue Abonnements?

Nein. Das Modul überwacht nur die Verträge, die Sie manuell eingegeben haben. Neue Abonnements werden nicht automatisch erkannt. Sie müssen diese selbst erfassen, sobald sie abgeschlossen wurden.

Funktioniert die Kündigungsempfehlung auch ohne Nutzungsdaten?

Nur eingeschränkt. Ohne hinterlegte Nutzungsinformationen kann das System lediglich auf Basis der Kosten und Laufzeiten hinweisen. Fundierte Empfehlungen setzen voraus, dass Sie Nutzungsdaten manuell pflegen oder externe Quellen anbinden.

Wie oft muss ich Daten aktualisieren?

Bei jeder Vertragsänderung. Verlängert sich ein Vertrag, ändern sich Konditionen oder wird ein Abo angepasst, müssen Sie diese Informationen in Airtable nachtragen. Das System arbeitet nur mit den Daten, die Sie bereitstellen.

Kann das Modul Kündigungen direkt versenden?

Nein. Es erinnert Sie rechtzeitig an Fristen und kann Vorlagen bereitstellen. Die tatsächliche Kündigung müssen Sie selbst durchführen und dokumentieren. Das Modul übernimmt keine rechtlich bindenden Handlungen.